Registros empresariales precisos

El enfoque de Rimini Street en la honestidad y la integridad subraya nuestro compromiso con la precisión en los libros y registros de nuestra empresa. Los registros empresariales, incluidos nuestros extractos financieros, contratos y acuerdos, deben ser siempre precisos y reflejar una presentación exacta de los hechos. No importa el tipo de documento o lo insignificante que pueda parecer, la información contenida en un registro empresarial debe ser siempre veraz y completa. Los registros financieros deben reflejar todos los componentes de las transacciones financieras y eventos. Asimismo, todas sus transacciones, independientemente de la cantidad monetaria, deben estar debidamente autorizadas, ejecutadas y registradas.

Usted es responsable de compartir dicha información con la Empresa según sea necesario y relevante para permitir la  divulgación completa, justa, precisa, oportuna y comprensible en los informes periódicos que la Empresa debe presentar ante la Comisión de Valores y Bolsa («SEC») de Estados Unidos y otras autoridades gubernamentales.

Asimismo, todo lo que se proporcione a un funcionario del gobierno debe estar debidamente registrado y con precisión en los registros comerciales de Rimini Street de acuerdo con nuestra Política mundial anticorrupción.

Si observa alguna inexactitud en un registro empresarial, o algún fallo en el seguimiento de nuestros procesos de control interno, debe notificarlo inmediatamente.

Divulgación pública

Nuestros inversores y el público en general confían en nuestra Empresa, y la ley nos obliga a informar con precisión sobre nuestros negocios, nuestras ganancias y nuestra estado financiero. Las divulgaciones que hacemos en nuestras  comunicaciones públicas, las divulgaciones reglamentarias y los informes presentados a la SEC y a otros organismos gubernamentales deben ser siempre completas, justas, precisas, oportunas y comprensibles.

Nuestros altos ejecutivos financieros, incluidos entre otros, nuestro Director General y Director Financiero tienen  responsabilidades adicionales. Están obligados a:

• Ayudar a mantener controles internos fiables, evaluar su calidad y eficacia, aplicar mejoras y notificar o resolver las deficiencias que pudieran afectar sustancialmente o hacer que las declaraciones o informes financieros sean  inexactos.
• Informar al Comité de Divulgación de las transacciones, eventos o circunstancias que puedan tener un efecto  sustancial en los informes financieros de nuestra Empresa.
• Representar de manera justa y precisa los hechos o circunstancias sustanciales al interactuar con nuestros auditores y con las personas que preparan los extractos financieros de nuestra Empresa.
• Asegurarse de que quienes desempeñan funciones de contabilidad o de presentación de informes financieros conocen y se adhieren a estos principios.

Todos nosotros, incluidos nuestros altos ejecutivos financieros, debemos notificar inmediatamente las irregularidades en la contabilidad o las auditorias. Además, debemos notificar lo siguiente:

• Cualquier infracción de cualquier ley, norma o reglamento.
• Toda incidencia de fraude, sea o no sustancial, cometido por cualquier persona, incluidas las que tienen responsabilidades de contabilidad o de presentación de informes financieros en relación con las declaraciones o informes financieros o los archivos de la SEC.
• Cualquier información sustancial, incluida cualquier deficiencia en nuestros controles internos sobre la presentación de informes financieros, que pueda afectar o hacer falsa la información contenida en nuestras comunicaciones públicas o en los informes periódicos presentados a la Comisión de Valores y Bolsa u otro organismo regulador.

Si participa en algún aspecto de la preparación de nuestros extractos financieros o de las certificaciones en las que se basan, debe seguir siempre nuestras políticas financieras, nuestro sistema de controles internos y los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Si se entera de una posible conducta indebida relacionada con nuestros informes financieros, contabilidad, auditorias o controles internos, tiene el deber de notificarlo inmediatamente. Consulte nuestra Política sobre la presentación de informes de contabilidad, auditorias y otros asuntos para obtener más información.

Fraude y tergiversación

El fraude implica el engaño o la tergiversación deliberada e intencionada de información. Usted hace un mal uso de los recursos de la Empresa y comete un fraude cuando intencionalmente oculta, altera, falsifica u omite información para su beneficio o el de otros. El fraude puede estar motivado por la oportunidad de obtener algo de valor (como el cumplimiento de un objetivo de rendimiento o la obtención de un pago) o para evitar consecuencias negativas (como acciones disciplinarias). Entre los ejemplos de fraude se incluyen:

• Información financiera errónea en los registros comerciales de nuestra Empresa.
• Presentar información médica falsa para obtener beneficios por incapacidad.
• Falsas declaraciones del tiempo trabajado para ganar más dinero o evitar acciones disciplinarias por llegar tarde o faltar al trabajo.

También debe evitar la apariencia de fraude. Por ejemplo, nunca gaste los fondos de la Empresa sin la debida aprobación. Del mismo modo, nunca firme un acuerdo en nombre de nuestra Empresa a menos que esté autorizado a hacerlo.

Participar en cualquier tipo de actividad fraudulenta en Rimini Street nunca es aceptable. Si se entera de un posible fraude, notifíquelo a la Línea de Ayuda para el Cumplimiento.

Conflictos de intereses

Se espera que todos los miembros del equipo actúen en todo momento en el mejor interés de Rimini Street y sean conscientes de los conflictos de intereses reales y potenciales. Un conflicto de intereses ocurre cuando nuestros intereses personales interfieren de alguna manera con los intereses de Rimini Street. Se deben evitar tanto los conflictos reales, como la apariencia de conflictos.

Algunas situaciones que implican posibles conflictos de intereses incluyen:

• Empleo externo, o realizar negocios fuera de Rimini Street, con un socio empresarial, proveedor, competidor o cliente de Rimini Street.
• Invertir o tener un interés financiero en un socio comercial, proveedor, competidor o cliente de Rimini Street.
• Prestar sus servicios en una junta directiva o como asesor de una organización cuyos intereses entran en conflicto con Rimini Street.
• Relaciones familiares o personales cercanas dentro de Rimini Street.
• Intentar hacer un negocio personal del que haya tenido conocimiento a través de su trabajo en Rimini Street.

Actividades comerciales externas: las actividades comerciales externas, como el empleo, el trabajo por cuenta propia o el trabajo de asesoría, están permitidas únicamente si no implican cooperar ni convertirse en cliente, competidor o proveedor de Rimini Street. Se espera que los miembros del equipo de Rimini Street dediquen todo su tiempo de trabajo y atención a sus deberes para Rimini Street. Por lo tanto, las actividades comerciales externas permitidas deben realizarse únicamente durante las horas no laborables y no pueden interferir con sus deberes laborales en Rimini Street o con la realización de un trabajo satisfactorio para ella.

Intereses financieros: los conflictos de intereses pueden surgir cuando se tiene un interés financiero significativo en, o recibe algún beneficio personal de un cliente, proveedor o competidor actual o potencial, o cuando un miembro de su familia lo tenga.

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

¿Qué es un «interés financiero significativo»?

Un «interés financiero significativo» es un interés agregado directo o indirecto de un empleado o de un miembro de su familia en cualquier empresa externa que realice negocios, trate de realizar negocios o compita con la Empresa. Como norma mínima, un «interés financiero significativo» se define como más de:

• 1 % de cualquier clase de los valores en circulación de una empresa o corporación.
• 10 % de participación en una empresa, sociedad o asociación no pública.
• 5 % del total de los activos o ingresos brutos del empleado.

Prestar servicio en una junta: participar en un consejo de administración o en un consejo asesor de una empresa que no sea Rimini Street requiere la aprobación previa de Ética y Cumplimiento. Si bien se alienta a prestar servicio en una junta directiva de una organización sin ánimo de lucro y no requiere la aprobación previa de Ética y Cumplimiento, se le exige que obtenga la aprobación previa de su superior directo y solo puede aceptar el puesto si no interfiere con su rendimiento laboral en Rimini Street.

Relaciones familiares o personales cercanas: animamos a la familia de los miembros del equipo a trabajar para Rimini Street; creemos que crea un mayor compromiso y lealtad a nuestra Empresa. Sin embargo, debemos observar ciertas reglas en estas circunstancias. Para evitar un conflicto de intereses personales o la apariencia de uno, no contrataremos, continuaremos empleando, promocionaremos o transferiremos a un miembro del equipo a un puesto en el que su relación con otro miembro del equipo:

• Cree una relación directa de supervisión/subordinación con un miembro de la familia o una pareja afectiva;
• Tenga el potencial de crear un impacto adverso en el rendimiento laboral, la seguridad o la moral; o
• Implique un conflicto de intereses real o potencial o la apariencia de un conflicto de intereses.

Si se produce un cambio en las relaciones personales de los actuales miembros del equipo que dé lugar a un conflicto de intereses real o potencial, la Empresa hará esfuerzos razonables para reducir al mínimo los problemas de supervisión, seguridad o moral mediante la resignación de funciones, el traslado o la transferencia.

Oportunidades corporativas: la propiedad y la información confidencial de Rimini Street o su posición en Rimini Street nunca se debe utilizar para su beneficio personal, ni tampoco debe beneficiarse personalmente de una oportunidad de negocio que se descubra debido a su trabajo en Rimini Street.

La clave para abordar los conflictos de intereses es la divulgación rápida y completa. Es su responsabilidad informar a su superior de cualquier situación que usted considere que crea o pueda crear un conflicto de intereses. Se alienta a los superiores a que pongan en conocimiento esos asuntos a la atención de Ética y Cumplimiento para que los asesoren.

Si alguna vez tiene dudas sobre si una actividad en particular puede ser un conflicto de interés o crear la apariencia de un conflicto de interés, póngase en contacto con Ética y Cumplimiento o con la Línea de Ayuda para el Cumplimiento.

Los directores y los ejecutivos pueden estar sujetos a restricciones adicionales que van más allá de las indicadas anteriormente. Consulte las Directrices de gobernanza corporativa de Rimini Street para obtener información adicional.

Protección de los activos de la empresa y de terceros

Rimini Street confía en que usted utilice los activos de la Empresa de forma honrada y eficiente. Los activos incluyen la propiedad física, como instalaciones, suministros, equipos y fondos de la Empresa. También incluyen activos intangibles, como el tiempo de la empresa, la información confidencial, la propiedad intelectual y los sistemas de información. Debe utilizar los activos de la Empresa únicamente para fines empresariales legítimos y protegerlos contra el robo, la pérdida, el daño o el mal uso. Si sabe que los activos de la Empresa están siendo mal utilizados, notifíquelo.

Fondos de la empresa
La obligación de proteger los fondos de la Empresa es particularmente importante si tiene autoridad para gastar, aprobar los gastos de viaje y entretenimiento o administrar los presupuestos y las cuentas. Siempre debe:

• Asegurarse de que los fondos se utilicen adecuadamente para su propósito establecido.
• Obtener la aprobación necesaria antes de incurrir en un gasto.
• Registrar con precisión todos los gastos.
• Verificar que los gastos presentados para su reembolso estén relacionados con la Empresa, estén debidamente documentados y cumplan con nuestras políticas.

Información confidencial
Durante su empleo, puede tener acceso a información sobre Rimini Street, sus empleados, negocios u operaciones que
sea confidencial, sensible a la competencia y/o de propiedad exclusiva. Siempre se debe dar por hecho que la información
de la Empresa es confidencial o sensible desde el punto de vista de la competencia, a menos que tenga una clara indicación de que Rimini Street ha divulgado públicamente, o ha autorizado de alguna manera la divulgación de dicha información. Incluso dentro de nuestra empresa y entre sus compañeros de trabajo, solo debe compartir la información confidencial en base a la necesidad de conocerla.

Además, algunos de nosotros podemos recibir o tener acceso a información confidencial, sensible o de propiedad exclusiva
sobre nuestros clientes, proveedores, socios empresariales u otros terceros. Tenemos el deber de salvaguardar esta información de terceros y de cumplir con todos los compromisos contractuales y los requisitos legales. Nuestra obligación de salvaguardar la información de terceros continúa incluso después de dejar de trabajar para la Empresa.

Propiedad intelectual
Nuestra propiedad intelectual es otro importante activo de la Empresa que debe protegerse en todo momento. La  propiedad intelectual se refiere a ciertos activos intangibles desarrollados a través del trabajo creativo realizado por nuestros empleados y socios. La propiedad intelectual está salvaguardada por protecciones legales que incluyen patentes, marcas, derechos de autor y secretos empresariales. Nuestra tecnología, software y datos técnicos contienen grandes cantidades de propiedad intelectual, y nuestra política es proteger los derechos de propiedad intelectual de la Empresa en la mayor medida posible. permitir que un tercero utilice nuestra propiedad intelectual sin la debida autorización y un acuerdo de licencia que haya sido aprobado por el Departamento Jurídico.

Además de proteger nuestra propiedad intelectual, también respetamos los derechos de propiedad intelectual de los demás. Esto incluye evitar la infracción de las patentes, marcas, derechos de autor y secretos empresariales de cualquier tercero. Cuando trabajamos con terceros, tenemos el deber de asegurarnos, mediante contratos, de que nuestra Empresa obtiene los derechos de propiedad intelectual apropiados creados en tales compromisos.

Consulte la Política de cumplimiento de medidas cautelares y de gestión de la propiedad intelectual de terceros de Rimini Street Para obtener más información. Si tiene preguntas o inquietudes sobre la propiedad intelectual de nuestra empresa o la propiedad intelectual de un tercero, póngase en contacto con el Departamento Jurídico o Ética y Cumplimiento para obtener ayuda.

Correo electrónico, Internet y sistemas de información

Cada uno de nosotros tiene la responsabilidad de utilizar la red, las comunicaciones y los sistemas de información de nuestra Empresa de forma ética y legal y con especial cuidado. Debemos proteger todos los datos confidenciales con buen juicio para protegerlos de robos o pérdidas. Los datos confidenciales se pueden almacenar en los dispositivos de la Empresa o terceros en nuestro nombre y de acuerdo con la ley aplicable pueden mantenerlos o procesarlos. Se deben establecer controles apropiados para proteger los datos confidenciales, como la restricción del acceso en función de la necesidad de uso, la protección con contraseña, la codificación y la seguridad física. Comparta información (por ejemplo, a través del correo electrónico, publicaciones en sitios de redes sociales y la concesión de acceso a sistemas) únicamente conforme a una necesidad empresarial real.

Aunque en algunos lugares se permite el uso personal ocasional de estos sistemas, nuestro uso debe ser apropiado y estar en consonancia con las políticas locales existentes y no debe interferir con nuestro trabajo diario.

En la medida en que lo permita la legislación local, Rimini Street se reserva el derecho de supervisar, registrar, divulgar, auditar y eliminar sin previo aviso la naturaleza y el contenido de la actividad de un empleado utilizando el correo electrónico, el teléfono, el correo de voz, Internet y otros sistemas de nuestra empresa. La Empresa también se reserva el derecho de bloquear el acceso a sitios web inapropiados de Internet, así como la transmisión de correos electrónicos o archivos inapropiados.

Para obtener más información, consulte nuestra Política de Usos Aceptables 2.0 así como las políticas y procedimientos relacionados. Y si sospecha una infracción de datos o tiene conocimiento de cualquier situación en la que las instalaciones físicas, la red, los ordenadores o los sistemas de información de nuestra Empresa se hayan visto comprometidos, notifique inmediatamente la situación a su superior o a Seguridad Global.

Privacidad de los datos

Muchos países tienen leyes de privacidad que rigen la recopilación y el uso apropiados de la información personal. La información personal se refiere en general a cualquier información que identifique o se relacione con una persona identificable, como la dirección de correo electrónico, la dirección física, la información de una tarjeta de pago o un número de identificación del gobierno. Si accede a este tipo de información o a los sistemas que la procesan, deberá cumplir todas las políticas y leyes aplicables en relación con el procesamiento de dicha información. Debe:

• Tener acceso, reunir y utilizas únicamente la información personal que necesite y esté autorizado a manejar por razones empresariales legítimas.
• Revelar información personal únicamente a personas autorizadas que tengan una razón empresarial legítima para conocer la información y que estén obligadas a protegerla.
• Almacenar, transmitir y destruir de forma segura la información personal de conformidad con las políticas y leyes aplicables.
• Notificar inmediatamente cualquier infracción real o supuesta de nuestras políticas o de las leyes de privacidad  aplicables, filtraciones reales o potenciales de datos u otros riesgos para la información personal a través de la Línea de Ayuda para el Cumplimiento.

Rimini Street se compromete a cumplir con las leyes de privacidad aplicables en los países en los que realizamos actividades empresariales, incluidas las leyes relativas a la transferencia transfronteriza de determinada información personal. Consulte con el Departamento de Ética y Cumplimiento en caso de tener cualquier duda, incluso sobre cómo cumplir las normas sobre la transferencia de información personal fuera del país en el que se ha recopilado.

Gestión de registros

Rimini Street genera un gran volumen de registros y documentos cada día. Los registros empresariales con los que trabaja se deben mantener, conservar y destruir de acuerdo con todos los requisitos legales y reglamentarios en lo que respecta al mantenimiento de registros. Para manejar sus registros empresariales correctamente, debe:

• Cumplir con nuestras políticas de gestión de registros para todos los documentos, archivos, registros electrónicos y correos electrónicos.
• Seguir las instrucciones en todos los avisos de retención de registros de litigios o avisos similares de retención de registros.

Debe consultar al Departamento Jurídico si tiene preguntas específicas sobre el periodo de retención de un documento o si tiene preguntas sobre los documentos mencionados en un aviso de retención por un litigio. La destrucción de los documentos objeto de un aviso de retención por un litigio, incluso de forma accidental, podría exponer a nuestra Empresa y a usted a una responsabilidad civil y penal. Para obtener más información, consulte nuestra Política de clasificación y tratamiento de la información.

Auditorías e investigaciones

Durante su empleo en Rimini Street, es posible que se le pida que participe en una auditoría o investigación interna llevada a cabo por nuestros auditores internos, auditores externos o los departamentos de Ética y Cumplimiento, Seguridad Mundial, Recursos Humanos o Jurídico. Cuando esto sucede, siempre se espera que coopere plenamente y se comunique con sinceridad.

También puede recibir una solicitud de documentos o una petición para reunirse con reguladores o abogados en relación con un procedimiento legal o una investigación gubernamental. Si recibe una solicitud de este tipo, debe ponerse en contacto inmediatamente con el Departamento Jurídico para obtener ayuda.

Comercio con información privilegiada

Está prohibido el uso de información privilegiada o el comercio de valores de Rimini Street mientras se esté en posesión de información sustancial no pública sobre nuestra empresa. También se le prohíbe comerciar con las valores de otra empresa con la que Rimini Street hace negocios, como un proveedor o socio comercial de Rimini Street, cuando tiene información sustancial y no pública sobre esa empresa.

Entre los ejemplos de información sustancial no pública se incluyen:

• Notificación anticipada de los cambios en la alta dirección.
• Fusiones, adquisiciones u operaciones de financiación no anunciadas.
• Litigios pendientes o amenaza de litigio.
• Resultados financieros no públicos.
• Desarrollo de un producto nuevo significativo.
• Una división de acciones sin previo aviso u otras transacciones extraordinarias.

Además, debemos evitar comerciar con valores de Rimini Street cuando nuestra Empresa haya impuesto restricciones
empresariales internas. Si se le informa de que está sujeto a una ventana de negociación o a un periodo de restricción
especial, no negocie con valores de Rimini Street hasta que se haya levantado la restricción.

«Dar pistas o información» también es una infracción del Código. Se dice que se ha dado un soplo cuando se proporciona información sustancial y no pública sobre una empresa a otra persona, que posteriormente utiliza esa información para negociar con valores. También debe abstenerse de tratar información sustancial y no pública con otros empleados de Rimini Street, a menos que tengan una necesidad empresarial de conocerla. Recuerde que puede ser considerado responsable de infringir las leyes de uso de información privilegiada si da una pista o aviso, aunque no haya comerciado personalmente según la información que proporcionó.

El uso de información privilegiada y la divulgación de información no solo constituyen infracciones del Código, sino que también son infracciones graves de las leyes sobre valores y expondrán a todas las personas involucradas a un despido inmediato, así como a las responsabilidades civiles y al enjuiciamiento penal que correspondan. Para obtener más información sobre el uso de información privilegiada, consulte la Política sobre el uso de información privilegiada de Rimini Street, o póngase en contacto con el Departamento Jurídico, Ética y Cumplimiento, o con la Línea de Ayuda para el Cumplimiento.