Following the Rimini Street way
bei der Führung unserer Geschäfte
Als globales Unternehmen verfügt Rimini Street über wichtige geschäftliche Assets. Das wichtigste Asset des Unternehmens ist jedoch sein Ruf bei Kunden, Geschäftspartnern, Anteilsinhabern und der Öffentlichkeit. Im folgenden Abschnitt des Kodex, Following the Rimini Street Way bei der Führung unserer Geschäfte, ist beschrieben, was von jedem von uns erwartet wird, um den Ruf und die Assets unseres Unternehmens zu schützen.
Fehlerfreie Geschäftsaufzeichnungen
Der Fokus von Rimini Street auf Ehrlichkeit und Integrität unterstreicht unsere Verpflichtung, die Aufzeichnungen unseres Unternehmens genau zu führen. Geschäftsunterlagen, einschließlich unserer Abschlüsse, Verträge und Vereinbarungen, müssen immer richtig sein und eine genaue Darstellung der Fakten widerspiegeln. Unabhängig davon, um welche Art von Dokument es sich handelt oder wie unbedeutend dieses erscheinen mag, müssen die in einem Geschäftsdatensatz enthaltenen Informationen immer wahrheitsgemäß und vollständig sein. Finanzunterlagen müssen alle Komponenten der Finanztransaktionen und -ereignisse widerspiegeln. Ebenso müssen alle Ihre Transaktionen, unabhängig vom Geldbetrag, ordnungsgemäß autorisiert, ausgeführt und aufgezeichnet werden. Sie sind dafür verantwortlich, diese Informationen mit dem Unternehmen zu teilen, soweit dies erforderlich und relevant ist, um die vollständige, faire, genaue, rechtzeitige und verständliche Offenlegung in den regelmäßigen Berichten zu ermöglichen, die das Unternehmen bei der U.S. Securities, and Exchange Commission („SEC“) und anderen Regierungsbehörden einreichen muss.
Darüber hinaus müssen alle Informationen oder Dokumente, die einem Regierungsbeamten zur Verfügung gestellt werden,ordnungsgemäß und genau in den Geschäftsunterlagen von Rimini Street in Übereinstimmung mit unserer globalen Richtlinie zur Bekämpfung der Korruption festgehalten werden. Wenn Sie eine Ungenauigkeit in einem Geschäftsdatensatz bemerken oder dass unsere internen Kontrollprozesse nicht befolgt wurden, müssen Sie dies umgehend melden
Schlüsselbegriffe
Geschäftsunterlagen umfassen alle Dokumente oder Mitteilungen in Papierform oder in elektronischer Form, die im Geschäftsverlauf verwaltet werden. Dies umfasst eine Vielzahl von Informationen, einschließlich Präsentationen, Tabellenkalkulationen, Lohnabrechnungen, Zeitkarten, Anwesenheitsunterlagen, rechtliche Vereinbarungen, Informationen in Einreichungen bei Regierungsbehörden, Rechnungen, Bestellungen, Marktforschungstests, Reise- und Spesenabrechnungen, Inspektionsunterlagen, Unfallberichte und Geschäftspläne.
Denken Sie daran…
Sie sind für die Richtigkeit der Geschäftsunterlagen verantwortlich, die Sie im normalen Geschäftsverlauf verarbeiten. Sie dürfen niemals:
- Informationen fälschen, auslassen, falsch angeben, abändern oder verbergen oder Fakten in einem Geschäftsdatensatz anderweitig falsch darstellen.
- Andere dazu ermutigen oder es ihnen erlauben, die Genauigkeit und Integrität unserer Aufzeichnungen zu gefährden.
Veröffentlichungen
Unsere Investoren und die breite Öffentlichkeit verlassen sich auf unser Unternehmen, und das Gesetz verpflichtet uns, genau über unser Geschäft, unsere Gewinne und unsere finanzielle Lage zu berichten. Die Angaben, die wir in unseren öffentlichen Mitteilungen, regulatorischen Offenlegungen und Berichten an die SEC und andere Regierungsbehörden machen, müssen immer vollständig, fair, genau, zeitnah und verständlich sein.
Unsere Finanzchefs – einschließlich aber nicht beschränkt auf unseren Chief Executive Officer und Chief Financial Officer – haben zusätzliche Aufgaben. Sie sind verpflichtet:
- Bei der Aufrechterhaltung zuverlässiger interner Kontrollen zu helfen, deren Qualität und Wirksamkeit zu beurteilen, Verbesserungen zu implementieren und Schwachstellen zu melden und zu beheben, die finanzielle Angaben oder Berichte wesentlich beeinflussen oder ungenau machen könnten.
- Den Offenlegungsausschuss über Transaktionen, Ereignisse oder Umstände zu informieren, die wesentliche Auswirkungen auf die Finanzberichte unseres Unternehmens haben könnten.
- Bei der Zusammenarbeit mit unseren Abschlussprüfern und den Personen, die den Jahresabschluss unseres Unternehmens erstellen, die wesentlichen Tatsachen oder Umstände fair und genau darzustellen.
- Sicherzustellen, dass diejenigen, die Buchhaltungs- oder Finanzberichterstattungsfunktionen wahrnehmen, diese Grundsätze kennen und einhalten.
Wir alle, einschließlich unserer Finanzchefs, müssen unverzüglich Unregelmäßigkeiten bei der Rechnungslegung oder Prüfung melden. Darüber hinaus müssen wir Folgendes melden:
- Jede Verletzung von Gesetzen, Regeln oder Vorschriften.
- Jeden Betrugsfall, unabhängig davon, ob dieser wesentlich ist oder nicht, durch eine Person, einschließlich derjenigen im Zusammenhang mit den Verantwortungen im Bereich Accounting und Finanzberichterstattung im Zusammenhang mit der finanziellen Offenlegung oder Berichten oder SEC-Einreichungen.
- Alle wesentlichen Informationen, einschließlich eines Mangels in unseren internen Kontrollen der Finanzberichterstattung, die die in unseren öffentlichen Mitteilungen oder regelmäßigen Berichten, die bei der SEC oder einer anderen Regulierungsbehörde eingereicht wurden, enthaltenen Informationen beeinträchtigen oder unwahr machen könnten.
Wenn Sie an einem Aspekt der Erstellung unserer Abschlüsse oder der Zertifizierungen beteiligt sind, auf die sie sich stützen, müssen Sie immer unsere Finanzpolitik, unser internes Kontrollsystem und die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze befolgen.
Wenn Sie von potenziellen Fehlverhalten im Zusammenhang mit unserer Finanzberichterstattung, Buchhaltung, Prüfung oder internen Kontrollen erfahren, sind Sie verpflichtet, dies unverzüglich zu melden. Weitere Informationen finden Sie in unserer Richtlinie zur Berichterstattung über Rechnungslegung, Rechnungsprüfung und sonstige Angelegenheiten
Betrug und Falschdarstellung
Betrug beinhaltet die vorsätzliche, absichtliche Täuschung oder falsche Darstellung von Informationen. Sie missbrauchen Unternehmensressourcen und begehen Betrug, wenn Sie Informationen absichtlich zu Ihrem Vorteil oder zum Nutzen anderer verheimlichen, abändern, verfälschen oder weglassen. Betrug kann
durch die Möglichkeit motiviert sein, etwas Wertvolles zu gewinnen (z. B. ein Performanceziel zu erreichen oder eine Zahlung zu erhalten) oder negative Folgen (z. B. Disziplinarmaßnahmen) zu vermeiden.
Beispiele für Betrug sind:
- Falsche Finanzinformationen in den Geschäftsunterlagen unseres Unternehmens.
- Vorlage falscher medizinischer Informationen zum Erhalt der Invaliditätsrente.
- Falsche Meldung der geleisteten Arbeitszeit, um mehr Geld zu bekommen oder Disziplinarmaßnahmen wegen Zuspätkommens oder Fehlen am Arbeitsplatz zu vermeiden.
Sie sollten auch das Auftreten von Betrug vermeiden. Geben Sie beispielsweise niemals Unternehmensmittel aus, ohne dass dies vorher ordnungsgemäß genehmigt wurde. In ähnlicher Weise schließen Sie niemals eine Vereinbarung im Namen unseres Unternehmens ab, es sei denn, Sie sind dazu berechtigt.
Betrügerischen Aktivitäten sind bei Rimini Street absolut verboten. Wenn Sie von einem potenziellen Betrug erfahren, melden Sie ihn an die Compliance-Helpline.
Interessenkonflikte
Von allen Teammitgliedern wird erwartet, dass sie jederzeit im besten Interesse von Rimini Street handeln und sich der tatsächlichen und potenziellen Interessenkonflikte bewusst sind. Ein Interessenkonflikt tritt auf, wenn unsere persönlichen Interessen in irgendeiner Weise die Interessen von Rimini Street beeinträchtigen. Tatsächliche Konflikte – ebenso wie der Anschein von Konflikten – müssen vermieden werden.
Schlüsselbegriffe
Ein Interessenkonflikt tritt auf, wenn ein persönliches Interesse, wie eine Aktivität, eine Investition, eine Beziehung, ein Berufsverband oder eine externe Beschäftigung, mit Rimini Street konkurriert oder unsere Fähigkeit beeinträchtigt, solide, objektive Geschäftsentscheidungen im Namen des Unternehmens zu treffen.
Public Disclosures
Einige Situationen mit potenziellen Interessenkonflikten sind:
- Außerhalb der Beschäftigung – oder der Durchführung von anderen Geschäften als denen von Rimini Street – mit einem Geschäftspartner, Lieferanten, Mitbewerber oder Kunden von Rimini Street.
- Bei Investition in oder einem finanziellen Interesse an einem Geschäftspartner, Lieferanten, Wettbewerber oder Kunden von Rimini Street.
- Tätigkeit in einem Verwaltungsrat oder als Berater eines Unternehmens, dessen Interessen mit Rimini Street in Konflikt stehen.
- Familie oder enge persönliche Beziehungen innerhalb von Rimini Street.
- Bei Nutzung einer Geschäftsmöglichkeit für sich selbst, von der Sie durch Ihre Arbeit bei Rimini Street
erfahren haben.
Externe Geschäftstätigkeiten: Externe Geschäftstätigkeiten wie Beschäftigung, Selbständigkeit oder Beratung sind nur dann zulässig, wenn sie nicht zu einer Zusammenarbeit mit Rimini Street führen oder dazu führen, dass man Kunde, Mitbewerber oder Lieferant von Rimini Street wird. Von den Mitgliedern des
Rimini Street-Teams wird erwartet, dass sie ihre volle Arbeitszeit und Aufmerksamkeit ihren Aufgaben für Rimini Street widmen. Als solche dürfen zulässige externe Geschäftstätigkeiten nur während der arbeitsfreien Zeit durchgeführt werden und dürfen Ihre Aufgaben bei Rimini Street oder die Erbringung einer zufriedenstellenden Arbeit für Rimini Street nicht beeinträchtigen.
Finanzielle Interessen: Interessenkonflikte können entstehen, wenn Sie ein erhebliches finanzielles Interesse an einem aktuellen oder potenziellen Kunden, Lieferanten oder Mitbewerber haben oder einen persönlichen Nutzen von einem aktuellen oder potenziellen Kunden, Lieferanten oder Mitbewerber erhalten oder dies auf eines Ihrer Familienmitglieder zutrifft.
Q&As
Ich plane, in meiner Freizeit ein Nebengeschäft zu gründen, das Beratung anbietet. Gibt es diesbezüglich Interessenkonflikte?
Das hängt von der Art der Beratungsleistungen ab. Solange solche Dienstleistungen nicht mit dem Geschäft
von Rimini Street konkurrieren, einschließlich der Produkte und Dienstleistungen, die wir verkaufen, und Sie die Zeit, Ressourcen oder Geschäftsbeziehungen von Rimini Street nicht zur Unterstützung Ihres eigenen Unternehmens nutzen, ist es wahrscheinlich in Ordnung. Der beste Ansatz ist, Ihre Pläne Ihrem Vorgesetzten und Ethik & Compliance offenzulegen und eine schriftliche Genehmigung einzuholen. Und denken Sie daran, dass jede externe Geschäftstätigkeit Ihre Zeit und die Arbeitsleistung bei Rimini Street nicht beeinträchtigen darf.
Q&As
Was ist eine „wesentliche, finanzielle Beteiligung“?
Eine „wesentliche, finanzielle Beteiligung“ ist eine direkte oder indirekte Gesamtbeteiligung eines Mitarbeiters oder seines Familienmitglieds an einem externen Unternehmen, das Geschäfte tätigt, Geschäfte tätigen oder mit dem Unternehmen konkurrieren will. Als Mindeststandard wird eine „erhebliche finanzielle Beteiligung“ definiert als mehr als:
- 1 % aller ausstehenden Wertpapiere einer Firma oder einer Gesellschaft.
- 10 % Beteiligung an einer nicht-öffentlichen Gesellschaft, Partnerschaft oder Vereinigung.
- 5 % des Gesamtvermögens oder Bruttoeinkommens des Arbeitnehmers.
Tätigkeit im Verwaltungsrat: Die Tätigkeit in einem Verwaltungsrat oder einem Aufsichtsrat für ein anderes Unternehmen als Rimini Street bedarf der vorherigen Genehmigung von Ethik & Compliance.
Auch wenn eine Tätigkeit in einem Verwaltungsrat für eine gemeinnützige Organisation unterstützt wird und keiner vorherigen Genehmigung durch Ethik & Compliance bedarf, müssen Sie die vorherige Genehmigung Ihres direkten Vorgesetzten einholen, und können die Position nur annehmen, wenn sie Ihre Arbeitsleistung
bei Rimini Street nicht beeinträchtigt.
Familie oder enge persönliche Beziehungen: Wir unterstützen, dass die Familie der Teammitglieder für Rimini Street arbeiten; wir glauben, dass dies zu mehr Engagement und Loyalität gegenüber unserem Unternehmen führt. Unter diesen Umständen müssen wir jedoch bestimmte Regeln beachten. Um einen persönlichen Interessenkonflikt oder das Auftreten eines persönlichen Interessenkonflikts zu vermeiden, werden wir ein Teammitglied nicht einstellen, weiter beschäftigen, befördern oder ihr eine Position übertragen, in der seine Beziehung zu einem anderen Teammitglied
- Eine direkte über-/untergeordnete Beziehung zu einem Familienmitglied oder einem Partner schafft;
- das Potenzial hat, negative Auswirkungen auf die Arbeitsleistung, Sicherheit oder Moral zu schaffen; oder
- zu einem tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt oder scheinbaren Interessenkonflikt führt
Führt die Änderung persönlicher Beziehungen aktueller Teammitglieder zu einem tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt, wird das Unternehmen angemessene Anstrengungen unternehmen, um Probleme im Zusammenhang mit Aufsicht, Sicherheit oder Moral zu minimieren, indem es Aufgaben neu verteilt oder Mitarbeiter in andere Abteilungen oder an andere Standorte versetzt.
Unternehmenschancen: Eigentum und vertrauliche Informationen von Rimini Street oder Ihre Position bei Rimini Street sollten nie zum persönlichen Nutzen verwendet werden, und Sie sollten auch nie persönlich von einer Unternehmenschance profitieren, die sich aufgrund Ihrer Arbeit bei Rimini Street ergibt. Der Schlüssel zur Behebung von Interessenkonflikten ist die unverzügliche und vollständige Offenlegung dieser Konflikte. Es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihrem Vorgesetzten von jeder Situation zu erzählen, von der Sie glauben, dass sie einen Interessenkonflikt schafft oder schaffen könnte. Vorgesetze werden ermutigt, solche Angelegenheiten an Ethik & Compliance zu melden, die gerne weiterhelfen. Sollten Sie zu einem Zeitpunkt Zweifel haben, ob eine bestimmte Aktivität einen Interessenkonflikt bewirkt oder einen Interessenkonflikt bewirken könnte, wenden Sie sich an Ethik & Compliance oder die Compliance-Helpline. Für Direktoren und leitende Angestellte können neben den oben genannten Beschränkungen weitere Beschränkungen gelten. Weitere Informationen finden Sie in de
Schutz von Unternehmensvermögen und Vermögen Dritter
Rimini Street verlässt sich darauf, dass Sie die Assets des Unternehmens ehrlich und effizient nutzen. Zu diesen Assets gehören physisches Eigentum wie Einrichtungen, Lieferungen, Ausrüstung und Unternehmensgelder. Dazu gehören auch immaterielle Vermögenswerte wie Unternehmenszeit, vertrauliche
Informationen, geistiges Eigentum und Informationssysteme. Sie sollten Unternehmens-Assets nur für legitime Geschäftszwecke verwenden und sie vor Diebstahl, Verlust, Beschädigung oder
Missbrauch schützen. Wenn Sie wissen, dass Unternehmens-Assets missbraucht wird, melden Sie dies.
Unternehmensgelder
Die Verpflichtung zum Schutz von Unternehmensgeldern ist besonders wichtig, wenn Sie über eine Ausgabebefugnis verfügen, Reise- und Unterhaltungskosten genehmigen oder Budgets und Konten verwalten. Sie müssen immer:
Denken Sie daran…
Wenn Ihre direkte Beteiligung an einer bestimmten Transaktion einen Interessenkonflikt darstellen würde, können Sie den Interessenkonflikt nicht einfach vermeiden, indem Sie über einen Verwandten oder eine andere Partei handeln (z. B. über die Gesellschaft eines Ehegatten, durch Investitionen im Namen einer anderen Person usw.).
- Sicherstellen, dass die Mittel ordnungsgemäß für ihren festgelegten Zweck verwendet werden.
- Die erforderliche Genehmigung einholen, bevor Sie eine Ausgabe tätigen.
- Alle Ausgaben genau erfassen.
- Sicherstellen, dass die zur Erstattung eingereichten Ausgaben geschäftsbezogen und ordnungsgemäß
dokumentiert sind und unseren Richtlinien entsprechen
Vertrauliche Informationen
Während Ihrer Beschäftigung haben Sie möglicherweise Zugriff auf Informationen über Rimini Street, seine Mitarbeiter, Unternehmen oder Vorgänge, die vertraulich, wettbewerbsrelevant und/oder firmeneigen sind. Sie sollten davon ausgehen, dass Unternehmensinformationen vertraulich oder wettbewerbsrelevant
sind, es sei denn, Sie haben eindeutige Hinweise darauf, dass Rimini Street diese Informationen veröffentlicht oder anderweitig die Offenlegung dieser Informationen genehmigt hat. Auch innerhalb unseres Unternehmens und unter Ihren Mitarbeitern dürfen Sie vertrauliche Informationen nur an die Mitarbeiter weitergeben, die diese für ihre Aufgaben kennen müssen. Darüber hinaus können einige von uns vertrauliche, sensible oder firmeneigene Informationen über unsere Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner oder andere Dritte erhalten oder Zugriff zu diesen haben. Wir sind verpflichtet, diese Informationen Dritter zu schützen und alle vertraglichen Verpflichtungen und gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Unsere Verpflichtung,
Informationen Dritter zu schützen, besteht auch nach Ende der Beschäftigung weiter.
Denken Sie daran…
Ergreifen Sie stets angemessene und notwendige Vorkehrungen, um vertrauliche Informationen in Bezug auf Rimini Street oder Dritte zu schützen. Sie sollten keine vertraulichen Informationen an Personen weitergeben, die nicht bei Rimini beschäftigt sind, auch nicht an Mitglieder Ihrer eigenen Familie, es sei denn, die Offenlegung:
- Ist ordnungsmäßig autorisiert.
- Steht Im Zusammenhang mit einem klar definierten, legitimen Geschäftsbedürfnis.
- Unterliegt einer schriftlichen Vertraulichkeitsvereinbarung, die von der Rechtsabteilung genehmigt wurde.
Geistiges Eigentum
Unser geistiges Eigentum ist ein weiteres wichtiges Asset des Unternehmens, das jederzeit geschützt werden muss. Geistiges Eigentum bezieht sich auf bestimmte immaterielle Vermögenswerte, die durch kreative Arbeit unserer Mitarbeiter und Partner entwickelt wurden. Es wird durch Rechtsschutz, einschließlich Patente, Marken, Urheberrechte und Geschäftsgeheimnisse, geschützt. Unsere Technologie, Software und technischen Daten enthalten große Mengen an geistigem Eigentum, und unsere Politik ist es, die geistigen Eigentumsrechte des Unternehmens so weit wie möglich zu schützen. es niemals einer dritten Partei erlauben, unser geistiges Eigentum ohne ordnungsgemäße Autorisierung und einen von der Rechtsabteilung genehmigten Lizenzvertrag zu nutzen.
Wir schützen nicht nur unser geistiges Eigentum, wir respektieren auch die geistigen Eigentumsrechte anderer. Dazu gehört die Vermeidung von Verletzungen von Patenten, Marken, Urheberrechten und Geschäftsgeheimnissen Dritter. Wenn wir mit Dritten zusammenarbeiten, haben wir die Pflicht, durch Verträge sicherzustellen, dass unser Unternehmen angemessene Rechte an geistigem Eigentum erhält, die im Rahmen solcher Aufträge entstehen. Weitere Informationen finden Sie in der Einhaltung von Unterlassungsklagen und Richtlinien zum Umgang mit geistigem Eigentum von Dritten. Wenn Sie Fragen oder Bedenken zum geistigen Eigentum des Unternehmens oder zum geistigen Eigentum eines Dritten haben, wenden Sie sich bitte an Ethik & Compliance.
E-Mail, Internet und Informationssysteme
Wir alle haben die Verantwortung, die Netzwerk-, Kommunikations- und Informationssysteme unseres Unternehmens ethisch und rechtlich und mit besonderer Sorgfalt zu nutzen.
Denken Sie daran…
Sie sollten Vorsicht walten lassen, wenn Sie Software von Drittanbietern von anderen erhalten, einschließlich kommerzieller und Open-Source-Software. Software kann Computerprogramme, Datenbanken und zugehörige Dokumentation enthalten und kann sich in jeder Entwicklungsstufe befinden. Software kann sich auf materiellen Medien (z. B. CDs, tragbare Geräte und Veröffentlichungen) befinden oder heruntergeladen werden oder online zugänglich sein. Die Lizenz für die Software legt die Rechte und Pflichten fest, die eingehalten werden müssen, z. B. wie und wo die Software verwendet werden darf, ob sie geändert oder verteilt werden darf und welche Rechte Rimini Street möglicherweise verpflichtet ist anderen zu gewähren. Die Bedingungen des Lizenzvertrags müssen strikt eingehalten werden.
Verwechseln Sie Open-Source-Software nicht mit Software, die sich in der öffentlichen Domäne befindet. Open-Source-Softwarelizenzen führen oft zu Verpflichtungen, die zu einem Interessenkonflikt mit Rimini Street und der unangemessenen Übertragung der geistigen Eigentumsrechte von Rimini Street führen könnten. Wenn Sie mit Open-Source-Software arbeiten oder diese verwenden möchten, müssen Sie zunächst die Genehmigung der Rechtsabteilung einholen.
Wir sollten alle vertraulichen Daten mit gutem Urteilsvermögen sichern, um sie vor Diebstahl oder Verlust zu schützen. Vertrauliche Daten können auf Geräten des Unternehmens gespeichert oder von Dritten in unserem
Namen und in Übereinstimmung mit dem geltendem Recht gespeichert oder verarbeitet werden. Es sollten geeignete Kontrollen eingeführt werden, um vertrauliche Daten zu schützen, wie z. B. die Einschränkung des Zugriffs auf Personen, die diese Informationen unbedingt kennen müssen, Passwortschutz, Verschlüsselung und physische Sicherheit. Geben Sie Informationen (z. B. per E-Mail, Postings auf SocialMedia-Websites und Gewähren eines Zugriffs aufs System) nur weiter, wenn dies unbedingt erforderlich ist.
Auch wenn es an einigen Standorten erlaubt ist, diese Systeme gelegentlich persönlich zu nutzen, muss unsere Nutzung angemessen und im Einklang mit den bestehenden lokalen Richtlinien sein und darf unsere tägliche Arbeit nicht beeinträchtigen.
Im gesetzlich zulässigen Umfang behält sich Rimini Street das Recht vor, die Art und den Inhalt der Aktivitäten eines Mitarbeiters über E-Mails, Telefone, Voicemail, Internet und andere Systeme
ohne vorherige Ankündigung zu überwachen, aufzuzeichnen, offenzulegen, zu prüfen und zu löschen. Das Unternehmen behält sich außerdem das Recht vor, den Zugriff auf unangemessene Internetseiten sowie die Übermittlung unangemessener E-Mails oder Dateien zu sperren.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Richtlinie zur akzeptablen Nutzung 2.0 sowie in den entsprechenden Richtlinien und Verfahren. Und wenn Sie eine Datenschutzverletzung vermuten oder Kenntnis von einer Situation erhalten, in der die physischen
Räumlichkeiten, Netzwerke, Computer oder Informationssysteme unseres Unternehmens kompromittiert wurden, melden Sie die Situation unverzüglich Ihrem Vorgesetzten oder der Abteilung für globale Sicherheit.
Datenschutz
In vielen Ländern gibt es Datenschutzgesetze, die die angemessene Erfassung und Verwendung personenbezogener Daten regeln. Personenbezogene Daten beziehen sich im Großen und Ganzen auf alle Informationen, die eine identifizierbare Person identifizieren oder sich auf diese beziehen, z. B. eine E-Mail-Adresse, eine physische Adresse, Zahlungskarteninformationen oder eine Regierungsidentifikationsnummer. Wenn Sie auf diese Art von Informationen oder die Systeme zugreifen, die sie verarbeiten, müssen Sie alle geltenden Richtlinien und Gesetze in Bezug auf die Verarbeitung dieser Informationen einhalten. Sie:
- Dürfen nur auf personenbezogene Daten zugreifen, diese erfassen und verwenden, die Sie benötigen und die Sie aus legitimen geschäftlichen Gründen verarbeiten dürfen.
- Dürfen personenbezogene Daten nur an autorisierte Personen weitergeben, die einen legitimen geschäftlichen Grund haben, die Informationen zu kennen und die verpflichtet sind, sie zu schützen.
- Müssen personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Richtlinien und Gesetzen sicher speichern, übertragen und vernichten.
- Müssen unverzüglich alle tatsächlichen oder vermuteten Verstöße gegen unsere Richtlinien oder geltende Datenschutzgesetze, tatsächliche oder potenzielle Datenschutzverletzungen oder andere Risiken für personenbezogene Daten über die Compliance-Helpline melden.
Denken Sie daran…
Um unsere Informationssysteme zu schützen, sollten Sie nie:
- System-Passwörter von Rimini Street an andere weitergeben.
- Laptops, Telefone oder andere mobile Geräte auf Reisen oder an einem ungeschützten Ort unbeaufsichtigt lassen, an dem sie gestohlen werden können.
- Nicht autorisierte oder nicht lizenzierte Software auf Rimini Street-Computern herunterladen.
Rimini Street verpflichtet sich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze in den Ländern, in denen wir
Geschäfte tätigen, einschließlich solcher Gesetze in Bezug auf die grenzüberschreitende Übermittlung bestimmter personenbezogener Daten. Wenn Sie Fragen haben, darunter zur Einhaltung der Vorschriften über die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Landes, in dem sie erfasst wurden, sprechen Sie bitte Ethik & Compliance an.
Dokumentenmanagement
Rimini Street generiert jeden Tag eine große Menge an Datensätzen und Dokumenten. Die Geschäftsunterlagen, mit denen Sie arbeiten, müssen gemäß allen gesetzlichen und regulatorischen Aufzeichnungsanforderungen aufbewahrt, gespeichert und vernichtet werden. Um Ihre Geschäftsdatensätze ordnungsgemäß zu verwalten, sollten Sie:
- Unsere Richtlinien für die Datensatzverwaltung für alle Dokumente, Dateien, elektronischen Aufzeichnungen und E-Mails einhalten.
- Die Anweisungen in allen Benachrichtigungen im Zusammenhang mit Aufbewahrungsfristen bei Rechtsstreitigkeiten oder ähnlichen Benachrichtigungen über die Aufbewahrung von Aufzeichnungen einhalten.
Q&As
Gelegentlich arbeite ich zu Hause an meinem eigenen PC. Ich nehme Papier- und elektronische Dateien
mit Kundeninformationen mit nach Hause und stelle die aktualisierten elektronischen Dateien zurück ins Büro. Ist das in Ordnung?
Nein. Wenn Sie zu Hause arbeiten müssen, sollten Sie einen vom Unternehmen ausgehändigten Laptop oder
ein zugelassenes mobiles Gerät verwenden und die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen befolgen. Sie sollten Kundeninformationen nicht an Ihrem persönlichen Computer bearbeiten.
Sie sollten die Rechtsabteilung konsultieren, wenn Sie spezifische Fragen zur Aufbewahrungsfrist eines Dokuments haben oder wenn Sie Fragen zu Dokumenten haben, auf die in einer Mitteilung über eine Löschsperre aus rechtlichen Gründen Bezug genommen wird. Die Zerstörung von Dokumenten, die Gegenstand einer Mitteilung über eine Löschsperre aus rechtlichen Gründen sind, kann für unser Unternehmen und Sie, auch wenn diese unabsichtlich passiert, zivilund strafrechtliche Folgen haben.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Richtlinie zur Klassifizierung und Bearbeitung von Informationen.
Prüfungen und Untersuchungen
Während Ihrer Tätigkeit bei Rimini Street werden Sie möglicherweise aufgefordert, an einer Prüfung oder internen Untersuchung teilzunehmen, die von unseren internen Prüfern, externen Prüfern, der Abteilung für globale Sicherheit, der Personalabteilung oder den Rechtsabteilungen durchgeführt wird. In diesen Fällen wird von Ihnen immer erwartet, dass Sie vollständig kooperieren und ehrlich kommunizieren.
Es kann auch passieren, dass man Sie bittet, Dokumente zur Verfügung zu stellen oder sich im Zusammenhang mit einem Gerichtsverfahren oder einer staatlichen Untersuchung mit Aufsichtsbehörden oder Anwälten zu treffen. Wenn Sie eine solche Anfrage erhalten, sollten Sie sich umgehend an die Rechtsabteilung wenden, die Sie unterstützen wird.
Insiderhandel
Insiderhandel oder der Handel mit Wertpapieren von Rimini Street durch Personen, die wesentliche, nicht-öffentliche Informationen über unser Unternehmen besitzen, ist verboten. Es ist Ihnen auch untersagt, mit Wertpapieren eines anderen Unternehmens, mit dem Rimini Street Geschäfte tätigt, wie z. B. einem Lieferanten
oder Geschäftspartner von Rimini Street, zu handeln, wenn Sie über wesentliche, nicht öffentliche Informationen über dieses Unternehmen verfügen.
Q&As
Ich habe gerade eine Mitteilung über eine Löschsperre aus rechtlichen Gründen von der Rechtsabteilung erhalten. Kann ich nur gedruckte Versionen der Dokumente aufbewahren, auf die in der Mitteilung verwiesen wird?
Nein. Das Aufbewahren einer gedruckten Version der Dokumente reicht möglicherweise nicht aus, da elektronische Versionen häufig Informationen wie die Nachverfolgung von Änderungen und andere Metadaten zeigen, die in der gedruckten Version dieser Dokumente eventuell nicht angezeigt werden. E-Mails
und elektronische Versionen von Dokumenten sollten aufbewahrt werden, wenn sie für die Löschsperre aus
rechtlichen Gründen relevant sind. Folgen Sie den Anweisungen in der Mitteilung über die Löschsperre aus
rechtlichen Gründen und wenden Sie sich bei Fragen an die Rechtsabteilung.
Was sind „wesentliche, nicht öffentliche Informationen“?
Im Zusammenhang mit Insiderhandel sind Informationen wesentlich, wenn ein vernünftiger Anleger die
Informationen für wichtig halten würde, wenn er sich für den Kauf, Verkauf oder das Halten der Wertpapiere
dieses Unternehmens entscheidet. Informationen sind nicht öffentlich, bis sie weithin offengelegt wurden
und ausreichend Zeit verstrichen ist, so dass die Wertpapiermärkte diese Informationen verdauen konnten
Kürzlich habe ich erfahren, dass unser Unternehmen bessere Finanzergebnisse für dieses Quartal bekannt geben wird als erwartet. Handelt es sich dabei um Insider-Informationen?
Ja Diese Art von Finanznachrichten kann sich positiv auf den Aktienkurs eines Unternehmens auswirken und würde sicherlich als wesentliche nicht öffentliche Informationen oder Insider-Information betrachtet werden. Wenn Sie auf der Grundlage dieser Informationen Wertpapiere von Rimini Street kaufen, bevor diese Informationen öffentlich werden, begehen Sie Insiderhandel.
Hier sind einige Beispiele für wesentliche, nicht öffentliche Informationen:
- Vorankündigung von Änderungen in der Geschäftsleitung.
- Unangekündigte Fusionen, Übernahmen oder Finanzierungstransaktionen.
- Anhängige oder angedrohte Rechtsstreitigkeiten.
- Nicht öffentliche Finanzergebnisse.
- Entwicklung eines bedeutenden neuen Produkts.
- Ein unangekündigter Aktiensplit oder andere außergewöhnliche Transaktionen.
Darüber hinaus müssen wir den Handel mit Wertpapieren von Rimini Street vermeiden, wenn unser Unternehmen interne Handelsbeschränkungen auferlegt hat. Wenn Sie darauf hingewiesen werden, dass Sie einem Handelsfenster oder einer speziellen Nachrichtensperre unterliegen, handeln Sie nicht mit Wertpapieren von Rimini Street, bis die Beschränkung aufgehoben wurde.
Auch „Tipping“ ist auch ein Verstoß gegen den Kodex. Tipping, also die unbefugte Weitergabe von Insider-Informationen, tritt auf, wenn Sie wesentliche, nicht öffentliche Informationen über ein Unternehmen an eine andere Person übermitteln, die diese Informationen dann für den Handel mit Wertpapieren verwendet. Sie sollten auch darauf verzichten, mit anderen Mitarbeitern von Rimini Street über wesentliche, nicht öffentliche Informationen zu sprechen, es sei denn, sie müssen diese kennen. Denken Sie daran, Sie können für die unbefugte Weitergabe von InsiderHandelsgesetzen haftbar gemacht werden, auch wenn Sie persönlich nicht auf Grundlage der von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen handeln.
Insiderhandel und die unbefugte Weitergabe von InsiderInformationen sind nicht nur Verstöße gegen den Kodex – sie sind schwerwiegende Verstöße gegen Wertpapiergesetze und führen für alle beteiligten Personen zur sofortigen Kündigung sowie zu einer zivil- sowie strafrechtlichen Verfolgung. Weitere Informationen zum Insiderhandel erhalten Sie in der Richtlinie zum Insiderhandel von Rimini Street, bei Ethik & Compliance
oder von der Compliance-Helpline.
Anfragen der Medien, von Analysten und öffentliche Anfragen
Es ist wichtig für uns, im Namen von Rimini Street mit einer Stimme zu sprechen. Daher dürfen nur benannte Sprecher von Rimini Street im Namen unseres Unternehmens öffentliche Erklärungen abgeben.
Wenn ein Wertpapieranalyst Informationen von Ihnen anfordert, auch dann, wenn diese Informationsanfrage informeller Natur ist, antworten Sie nur dann auf die Anfrage, wenn Sie sicher sind, dass Sie dazu berechtigt sind. Leiten Sie die Anfrage stattdessen an unsere Abteilung für Investor Relations weiter. Leiten Sie die Anfragen von Medien- und Branchenanalysten an den Vizepräsidenten, Abteilung für globale Kommunikation
weiter. Anfragen von allen anderen Personen, einschließlich Regierungsbeamten, können an Ethik & Compliance verwiesen werden.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Richtlinie für externe Kommunikation.