Suivre le Rimini Street Way

lors de nos activités commerciales

En tant que société d’envergure mondiale, Rimini Street possède de nombreux actifs commerciaux importants. Toutefois, l’atout le plus important de la Société est sa réputation auprès des clients, des associés, des actionnaires et du grand public. La section suivante du code, intitulée Suivre le Rimini Street Way lors de nos activités commerciales, décrit ce que chacun d’entre nous est sensé faire pour contribuer à préserver la réputation et les actifs de notre Société.

Documents commerciaux exacts

L’accent mis par Rimini Street sur l’honnêteté et l’intégrité souligne notre engagement en faveur de l’exactitude des documents comptables de notre Société. Les documents commerciaux, y compris nos états financiers, contrats et accords, doivent toujours être exacts et restituer exactement les faits. Quel que soit le type de document commercial ou son importance, les informations qu’il contient doivent toujours être véridiques et exhaustives. Les documents financiers doivent prendre en compte toutes les composantes des opérations financières. De même, toutes les transactions, quel que soit leur montant, doivent être dûment autorisées, exécutées et enregistrées. Il vous incombe de partager avec la Société les informations nécessaires et pertinentes pour permettre de communiquer de façon exhaustive, juste, exacte, opportune et compréhensible les données appropriées dans les rapports périodiques que la Société doit présenter à la Securities and Exchange Commission (« SEC ») et aux autres instances gouvernementales des États-Unis.

En outre, tout ce qui est fourni à un représentant de gouvernement doit être correctement et rigoureusement consigné dans les documents commerciaux de Rimini Street, conformément à notre Politique mondiale sur la lutte contre la corruption.

Si vous constatez une inexactitude dans un document commercial ou un manquement à nos processus de contrôle interne, vous devez le signaler sans délai.

Termes clés

Les documents commerciaux comprennent tout document ou communication sur papier ou sous forme électronique qui est conservé dans le cadre de l’activité commerciale. Cela englobe un grand nombre d’informations, y compris des présentations, des feuilles de calcul, des documents de paie, des fiches et des registres de présence, des accords juridiques, des informations contenues dans des documents déposés auprès d’organismes gouvernementaux, des factures, des bons de commande, des études de marché, des rapports de déplacement et de dépenses, des dossiers d’inspection, des rapports d’accident et des plans d’activités.

À retenir…

Vous êtes responsable de l’exactitude des documents commerciaux que vous traitez dans le cours normal de vos activités. En aucun cas, vous ne devez :

  • falsifier, omettre, déformer, modifier ou dissimuler des informations ou dénaturer de toute autre manière les faits figurant dans un document commercial ;
  • encourager une autre personne, quelle qu’elle soit, à compromettre l’exactitude et l’intégrité de nos documents, ou l’autoriser à le faire

Divulgations publiques

Nos investisseurs et le grand public comptent sur notre Société, et la loi nous oblige à rendre compte avec précision de nos activités, de nos bénéfices et de notre situation financière. Les informations que nous révélons dans le cadre de nos communications publiques, divulgations réglementaires et rapports soumis à la SEC et aux autres organismes gouvernementaux doivent toujours être exhaustives, justes, exactes, opportunes et compréhensibles.

Nos hauts responsables financiers, y compris, mais sans s’y limiter, notre directeur général et notre directeur financier doivent assumer
des responsabilités supplémentaires. Ils sont tenus :

  • d’aider à maintenir des contrôles internes fiables, d’évaluer leur qualité et leur efficacité, d’apporter des améliorations et de signaler ou de corriger les faiblesses qui pourraient affecter de manière significative ou rendre inexacts les informations ou rapports financiers ;
  • d’informer le Comité de divulgation des transactions, événements ou circonstances qui pourraient avoir un impact important sur les rapports financiers de notre Société ;
  • de rapporter de manière juste et précise les faits ou circonstances importants lors de nos échanges avec les auditeurs et les personnes qui préparent les états financiers de notre Société ;
  • de veiller à ce que les personnes qui exercent des fonctions comptables ou de communication relative à l’information financière connaissent et respectent ces principes

Nous devons tous, y compris nos hauts responsables financiers, signaler immédiatement les irrégularités en matière de comptabilité ou d’audit. Nous devons, en outre, signaler :

  • toute violation d’une loi, d’une règle ou d’un règlement ;
  • tout cas de fraude, qu’il soit ou non significatif, commis par toute personne, y compris celles qui ont des responsabilités en matière de comptabilité ou de communication relative à l’information financière en rapport avec la divulgation de renseignements financiers, l’établissement de rapports financiers ou la soumission de rapports auprès de la SEC ;
  • toute information importante, y compris toute déficience dans nos contrôles internes à l’égard de l’information financière, qui pourrait affecter ou rendre fausse l’information contenue dans nos communications publiques ou dans les rapports périodiques présentés à la SEC ou à un autre organisme de réglementation.

Si vous êtes impliqué dans un aspect quelconque de la préparation de nos états financiers ou des certifications sur lesquelles ils reposent, vous devez toujours suivre nos politiques financières, notre système de contrôles internes et les principes comptables généralement reconnus.

Si vous prenez connaissance d’une éventuelle faute professionnelle liée à l’établissement de rapports financiers, à la comptabilité, à l’audit ou aux contrôles internes, vous avez le devoir de la signaler immédiatement. Pour de plus amples informations, consultez notre Politique sur les questions comptables, d’audit et autres.

Fraude et fausses déclarations

La fraude consiste à utiliser de façon abusive ou à déformer délibérément et intentionnellement des informations. Vous utilisez les ressources de la Société de façon abusive et vous commettez une fraude lorsque vous dissimulez, modifiez, falsifiez ou omettez intentionnellement des informations à votre profit ou au profit d’autrui. La fraude peut être motivée par la possibilité d’obtenir quelque chose de valeur (comme le fait d’atteindre un objectif de performances ou d’obtenir un paiement) ou d’éviter des conséquences négatives (comme une mesure disciplinaire). Voici quelques exemples de fraude :

  • falsification d’informations financières dans les documents commerciaux de notre Société ;
  • présentation de fausses informations médicales pour obtenir des prestations d’invalidité ;
  • déclaration incorrecte du temps de travail afin de voir son salaire augmenter ou pour éviter une mesure disciplinaire en cas de retard ou d’absence.

Vous devez également éviter la survenue d’une éventuelle fraude. Par exemple, ne dépensez jamais les fonds de la Société sans avoir obtenu une approbation appropriée. De même, ne concluez jamais d’accord au nom de notre Société sans y être autorisé.

Il est inacceptable, quelles que soient les circonstances, de se livrer à tout type d’activité frauduleuse au sein de Rimini Street. Si une éventuelle fraude est portée à votre connaissance, signalez-la au service d’assistance téléphonique dédié à la conformité.

Conflits d’intérêts

Tous les membres des équipes sont censés agir à tout moment dans le meilleur intérêt de Rimini Street et être conscients des conflits d’intérêts réels et potentiels. Il existe un conflit d’intérêts lorsque nos intérêts personnels interfèrent de quelque manière que ce soit avec ceux de Rimini Street. Il convient d’éviter les conflits réels ainsi que l’apparence de conflits.

Termes clés

On parle de conflit d’intérêts lorsqu’un intérêt personnel, tel qu’une activité, un investissement, une relation, une association professionnelle ou un emploi extérieur, entre en concurrence avec Rimini Street ou interfère avec notre capacité à prendre des décisions commerciales saines et objectives au nom de la Société.

Voici des exemples de situation impliquant des conflits d’intérêts potentiels :

  • emploi extérieur, ou activités commerciales non liées à Rimini Street, avec un partenaire commercial, un fournisseur, un concurrent ou un client de Rimini Street ;
  • investissement ou intérêt financier auprès d’un partenaire commercial, d’un fournisseur, d’un concurrent ou d’un client de Rimini Street ;
  • fonction dans un conseil d’administration, ou en tant que conseiller, d’une organisation dont les intérêts sont en conflit avec ceux de Rimini Street ;
  • relations familiales ou personnelles étroites chez Rimini Street ;
  • exploitation d’une occasion commerciale dont vous avez pris connaissance grâce à votre travail au sein de Rimini Street.

Activités professionnelles extérieures : les activités professionnelles extérieures, telles que l’emploi, le travail indépendant ou le travail de consultant, ne sont autorisées que si elles n’impliquent pas de coopérer avec Rimini Street ou de devenir un client, un concurrent ou un fournisseur de Rimini Street. Les membres de l’équipe de Rimini Street doivent consacrer tout leur temps de travail et toute leur attention aux tâches à accomplir pour Rimini Street. À ce titre, les activités professionnelles extérieures autorisées doivent être menées uniquement en dehors des heures de travail et ne peuvent pas interférer avec vos obligations professionnelles au sein de Rimini Street ou avec l’exécution d’un travail satisfaisant pour Rimini Street.

Question-réponse

J’envisage de créer une entreprise en parallèle et de fournir des services de conseil pendant mon temps libre. Existe-t-il des conflits d’intérêts à cet égard ?

Cela dépend de la nature des services de conseil. Tant que ces services n’entrent pas en concurrence avec l’activité de Rimini Street, y compris les produits et services que nous vendons, et que vous n’utilisez pas le temps, les ressources ou les relations professionnelles de Rimini Street pour soutenir votre propre activité, il est probable que cela ne pose pas de problème. La meilleure approche consiste à communiquer vos projets à votre responsable ainsi qu’au groupe de pratique Éthique et conformité et à obtenir leur autorisation par écrit. En outre, gardez à l’esprit qu’aucune activité professionnelle extérieure ne doit interférer avec le temps que vous consacrez à votre travail et à votre rendement professionnel chez Rimini Street.

Occasions professionnelles : les biens et les informations confidentielles de Rimini Street ou vos fonctions au sein de Rimini Street ne doivent jamais être utilisés à des fins personnelles ni vous faire profiter personnellement d’une occasion commerciale dont vous prenez connaissance grâce à votre travail chez Rimini Street.

La résolution des conflits d’intérêts réside dans la communication rapide de toutes les informations. Il vous appartient de signaler à votre responsable toute situation qui, selon vous, suscite ou pourrait susciter un conflit d’intérêts. Les responsables sont encouragés à porter ces questions à l’attention du groupe de pratique Éthique et conformité pour obtenir des conseils. En cas de doutes sur le fait qu’une activité particulière puisse constituer un conflit d’intérêts ou créer une impression de conflit d’intérêts, contactez le groupe de pratique Éthique et conformité ou le groupe de pratique d’assistance téléphonique dédié à la conformité.

Les administrateurs et les cadres dirigeants peuvent être soumis à des restrictions supplémentaires en plus de celles mentionnées ci-dessus. Pour de plus amples informations, consultez les Lignes directrices sur la gouvernance d’entreprise de Rimini Street.

 

Intérêts financiers : des conflits d’intérêts peuvent survenir lorsque vous avez un intérêt financier important auprès d’un client, d’un fournisseur ou d’un concurrent actuel ou potentiel, ou que vous tirez un avantage personnel auprès de ces derniers, ou si c’est le cas pour un membre de votre famille.

Fonction au sein d’un conseil : vous devez, pour siéger au sein du conseil d’administration ou du conseil consultatif d’une société autre que Rimini Street, obtenir une autorisation préalable du groupe de pratique Éthique et conformité. Bien que le fait de siéger au sein du conseil d’administration d’une organisation à but non lucratif soit encouragé et ne nécessite pas d’autorisation préalable du groupe de pratique Éthique et conformité, vous êtes tenu d’obtenir une autorisation de ce type de votre supérieur hiérarchique immédiat et vous ne pouvez accepter les fonctions que si cela n’interfère pas avec votre rendement professionnel chez Rimini Street. Relations familiales ou personnelles étroites : nous encourageons la famille des membres de l’équipe à travailler pour Rimini Street ; nous sommes convaincus que cela renforce l’engagement et la loyauté envers notre Société. Toutefois, nous devons respecter certaines règles dans ces circonstances. Afin d’éviter tout conflit d’intérêts personnel ou l’apparition d’un tel conflit, nous n’engagerons pas, ne continuerons pas à employer, ne promouvrons pas ou ne muterons pas de membre de l’équipe à un poste où sa relation avec un autre membre de l’équipe :

  • crée une relation directe de supervision/subordination avec un membre de la famille ou son conjoint ;
  • est susceptible d’amener des répercussions négatives sur le rendement, la sécurité, la sûreté ou le moral au travail ; ou
  • implique un conflit d’intérêts réel ou potentiel ou
    l’apparence d’un conflit d’intérêts.

Si un changement dans les relations personnelles des membres actuels de l’équipe entraîne un conflit d’intérêts réel ou potentiel, la Société déploiera les efforts raisonnables pour réduire au maximum les problèmes de supervision, de sûreté, de sécurité ou de baisse de moral par la réattribution des tâches, le changement de lieu d’affectation ou la mutation.

Q&As

En quoi consiste un « intérêt financier important » ?

Un « intérêt financier important » désigne l’intérêt global direct ou indirect d’un employé ou d’un membre de sa famille dans une entreprise extérieure qui fait affaire, cherche à faire affaire ou est en concurrence avec la Société. Un « intérêt financier important » répond, au minimum, aux critères suivants :

  • Il représente plus de 1 % de toute catégorie de titres en circulation d’une entreprise ou d’une société.
  • Il représente plus de 10 % de participation dans une société non publique, un partenariat ou une association.
  • Il représente plus de 5 % de l’actif total ou du revenu brut de l’employé.

 

Protection des actifs de la Société et des tiers

Rimini Street compte sur vous pour utiliser les actifs de la Société de manière honnête et efficace. Les actifs incluent les biens physiques, tels que les installations, les fournitures, les équipements et les fonds de la Société. Ils comprennent également les biens incorporels, tels que le temps appartenant à la Société, les informations confidentielles, la propriété intellectuelle et les systèmes d’information. Vous devez utiliser les actifs de l’entreprise uniquement à des fins professionnelles légitimes et les protéger contre le vol, la perte, les dommages ou l’utilisation abusive. Si vous avez connaissance d’un usage abusif des actifs, signalez-le.

Fonds de la Société
L’obligation de protéger les fonds de la Société est particulièrement importante si vous disposez d’un pouvoir de dépenser, si vous approuvez des frais de déplacement et de représentation ou si vous gérez des budgets et des comptes. Vous devez en toutes circonstances :

À retenir…

Si votre participation directe à une opération particulière constitue un conflit d’intérêts, vous ne pouvez pas éviter ce conflit d’intérêts en agissant simplement par l’intermédiaire d’un membre de votre famille ou d’une autre partie (tel que la société de votre conjoint, une autre personne pour réaliser vos investissements, etc.).

  • veiller à ce que les fonds soient utilisés correctement aux fins établies ;
  • obtenir l’autorisation requise avant d’engager une dépense ;
  • consigner avec précision toutes les dépenses ;
  • vérifier que les dépenses faisant l’objet d’une demande de remboursement sont liées aux affaires, correctement documentées et conformes à nos politiques.

Informations confidentielles
Au cours de l’exercice de votre emploi, vous pouvez avoir accès à des informations sur Rimini Street, ses employés, son activité ou ses opérations, qui sont confidentielles, sensibles du point de vue de la concurrence ou exclusives. Vous devez partir du principe que les informations de la Société sont confidentielles ou de nature délicate du point de vue de la concurrence, sauf si vous savez manifestement que Rimini Street a rendu publiques ces informations ou en a autorisé la divulgation d’une autre manière. Vous ne devez partager des informations confidentielles qu’en cas de nécessité absolue, même au sein de notre Société et parmi vos collègues.

En outre, certains d’entre nous peuvent recevoir des informations confidentielles, sensibles ou exclusives concernant nos clients, fournisseurs, associés ou autres tiers, ou y avoir accès. Nous avons le devoir de préserver ces informations de tiers et d’honorer tous les engagements contractuels et les exigences juridiques. L’obligation de protéger les informations des tiers se poursuit même après la fin de la période d’emploi.

À retenir…

Prenez toujours les précautions raisonnables et nécessaires pour protéger toute information confidentielle relative à Rimini Street ou à des tiers. Vous ne devez divulguer aucune information confidentielle à quiconque en dehors de Rimini Street, même aux membres de votre propre famille, sauf si la divulgation est :

  • dûment autorisée ;
  • en rapport avec un besoin professionnel légitime et clairement défini ;
  • soumise à un accord écrit de confidentialité approuvé par le service juridique

Propriété intellectuelle
Notre propriété intellectuelle, ou PI, constitue une autre ressource importante de la Société qui doit être protégée en permanence. La PI désigne certains actifs incorporels développés grâce au travail créatif de nos employés et partenaires. La PI est protégée par des moyens juridiques tels que les brevets, les marques, les droits d’auteur et les secrets commerciaux. Notre technologie, nos logiciels et nos
données techniques sont dotés d’un grand nombre de droits à la propriété intellectuelle, et notre politique vise à protéger les droits de PI de la Société dans toute la mesure du possible. En aucun cas, vous ne pouvez autoriser un tiers à utiliser notre propriété intellectuelle sans l’autorisation appropriée et un contrat de licence approuvé par le service juridique.

En plus de protéger notre propriété intellectuelle, nous respectons également les droits dont bénéficient les autres en matière de PI. Il s’agit notamment d’éviter toute violation des brevets, marques, droits d’auteur et secrets commerciaux de tiers. Lorsque nous collaborons avec des tiers, nous avons le devoir de nous assurer par le biais de contrats que notre Société bénéficie des droits de propriété intellectuelle appropriés créés dans le cadre de ces engagements.

Pour de plus amples informations, consultez la Politique de respect des injonctions et de traitement des droits de propriété intellectuelle des tiers de Rimini Street. En cas de question ou de préoccupation concernant la propriété intellectuelle de notre Société ou celle d’un tiers, contactez le groupe de pratique Éthique et conformité pour obtenir de l’aide

Messages électroniques, Internet et systèmes d’information
Nous sommes tous tenus d’utiliser le réseau ainsi que les systèmes de communication et les systèmes d’information de notre Société de manière éthique et légale et en prenant des précautions particulières.

À retenir…

Vous devez faire preuve de prudence lorsque vous recevez des logiciels de tiers, y compris des logiciels commerciaux et des logiciels libres. Les logiciels peuvent comprendre des programmes informatiques, des bases de données ainsi que de la documentation connexe et peuvent se situer à n’importe quel stade de développement. Les logiciels peuvent être disponibles sur des supports tangibles (par exemple, CD, appareils portables et publications), ou être téléchargeables ou accessibles pour une utilisation en ligne. La licence du logiciel définit les droits et les obligations qui doivent être respectés, comme la manière dont le logiciel peut être utilisé et où il peut l’être, s’il peut être modifié ou distribué et, éventuellement, quels droits Rimini Street est obligé d’accorder à d’autres. Les conditions générales du contrat de licence doivent être strictement respectées.

Ne confondez pas les logiciels libres et les logiciels qui sont dans le domaine public. Les licences de logiciel libre imposent souvent des obligations qui pourraient entraîner un conflit d’intérêts avec Rimini Street et le transfert inapproprié des droits de propriété intellectuelle de Rimini Street. Si vous souhaitez participer au développement des logiciels libres ou les utiliser, vous devez d’abord obtenir l’autorisation du service juridique.

L’ensemble des données confidentielles doit être stocké en toute sécurité. Il convient de faire preuve de discernement, afin de les protéger contre le vol ou la perte. Les données confidentielles peuvent être stockées sur des appareils de la Société ou détenues ou traitées par des tiers en notre nom et conformément au droit applicable. Des contrôles appropriés doivent être mis en place pour protéger les données confidentielles, comme la restriction de l’accès en fonction du « besoin de savoir », la protection par mot de passe, le chiffrement et la sécurité physique. Ne partagez l’information (par exemple, par le biais du courrier électronique, de publications sur des sites de médias sociaux et de l’accès aux systèmes) qu’en fonction d’un besoin professionnel réel.

Si dans certains endroits, l’utilisation personnelle occasionnelle de ces systèmes est autorisée, l’usage que nous en faisons doit être approprié et conforme aux politiques locales existantes, et ne doit pas interférer avec notre travail quotidien.

Dans la mesure où la législation locale le permet, Rimini Street se réserve le droit de contrôler, d’enregistrer, de divulguer et de vérifier la nature et le contenu de l’activité d’un employé, et de supprimer sans préavis le contenu relatif à l’activité de cet employé utilisant le système de messagerie électronique, de téléphonie, de messagerie vocale, Internet et d’autres systèmes de notre Société. La Société se réserve également le droit de bloquer l’accès à des sites Internet inappropriés, ainsi que la transmission de courriels ou de fichiers inappropriés.

Pour de plus amples informations, consultez notre Politique d’utilisation acceptable 2.0 ainsi que les politiques et procédures connexes. Par ailleurs, si vous soupçonnez une violation de données ou si vous avez connaissance d’une situation dans laquelle les locaux physiques, le réseau, les ordinateurs ou les systèmes d’information de notre Société ont été compromis, signalez immédiatement cet événement à votre responsable ou au service Sécurité mondiale

Confidentialité des données

De nombreux pays disposent de lois sur la protection des renseignements personnels, qui régissent la collecte et l’utilisation appropriées des informations personnelles. Les informations personnelles font généralement référence à toute information qui identifie ou concerne une personne identifiable, comme une adresse électronique, une adresse physique, des informations de carte de paiement ou un numéro d’identification gouvernemental. Si vous accédez à ce type d’informations ou aux systèmes qui les traitent, vous avez l’obligation de respecter toutes les politiques et lois applicables concernant le traitement de ces informations. Vous devez :

  • n’accéder, ne recueillir et n’utiliser que les informations personnelles dont vous avez besoin et que vous êtes autorisé à traiter pour des raisons commerciales légitimes ;
  • ne divulguer les informations personnelles qu’aux personnes autorisées qui ont une raison commerciale légitime de connaître ces informations et qui sont tenues de les protéger ;
  • stocker, transmettre et détruire en toute sécurité les informations personnelles conformément aux politiques et aux lois applicables ;
  • signaler rapidement toute violation réelle ou présumée de nos politiques ou des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, toute violation réelle ou présumée des données ou tout autre risque lié aux informations personnelles par le biais du service d’assistance téléphonique dédié à la conformité.

À retenir…

Afin de protéger nos systèmes d’information, vous ne devez en aucun cas :

  • partager vos mots de passe permettant d’accéder aux systèmes de Rimini Street avec quiconque ;
  • laisser les ordinateurs portables, téléphones ou autres appareils mobiles sans surveillance lorsque vous vous déplacez ou dans un endroit exposé où ils peuvent être dérobés ;
  • télécharger de logiciel non autorisé ou sans licence sur les ordinateurs de Rimini Street.

Rimini Street s’engage à respecter les lois sur la protection des renseignements personnels en vigueur dans les pays où sont exercées ses activités, y compris les lois concernant le transfert transfrontalier de certaines informations personnelles. Consultez le groupe de pratique Éthique et conformité pour toute question, notamment sur la manière de respecter les règles relatives au transfert de renseignements personnels en dehors du pays dans lequel ils ont été recueillis.

 

Gestion des dossiers

Rimini Street génère chaque jour un grand volume de dossiers et de documents. Les documents commerciaux avec lesquels vous travaillez doivent être tenus à jour, conservés et détruits conformément à toutes les exigences légales et réglementaires en matière de tenue de documents. Pour gérer correctement vos documents commerciaux, il convient de :

  • respecter nos politiques sur la gestion des documents pour tous les documents, fichiers, dossiers électroniques et messages électroniques ;
  • suivre les instructions relatives à tous les avis de conservation pour litige ou autres notifications similaires de conservation de dossiers.

Question-réponse

Je travaille occasionnellement à mon domicile sur mon ordinateur personnel. J’emporte chez moi des fichiers papier et électroniques contenant des informations sur les clients et je renvoie les fichiers électroniques mis à jour au bureau. Estce que cette pratique est acceptable ?

Non. Si vous devez travailler chez vous, vous devez utiliser un appareil mobile autorisé ou un ordinateur portable fourni par la Société et appliquer les mesures de sécurité appropriées. Vous ne devez pas utiliser votre ordinateur personnel pour travailler sur des informations concernant les clients.

 

 

Il convient de consulter le service juridique si vous avez des questions précises sur la durée de conservation d’un document ou si vous avez des questions concernant les documents mentionnés dans un avis de conservation pour litige. La destruction de documents faisant l’objet d’un avis de conservation pour litige, même par inadvertance, pourrait nous exposer, notre Société et vous-même, à des poursuites civiles et pénales.

Pour de plus amples informations, consultez notre Politique sur la classification et le traitement des informations.

Audits et enquêtes

Au cours de l’exercice de votre emploi au sein de Rimini Street, vous pouvez être amené à participer à une enquête interne ou à un audit mené par nos auditeurs internes, des auditeurs externes, le service Sécurité mondiale, les RH, le groupe de pratique Éthique et conformité ou le service juridique. Lorsque cela se produit, on attend toujours de vous que vous coopériez pleinement et que vous communiquiez honnêtement.

Il peut également vous être demandé de fournir des documents ou de rencontrer des responsables de la réglementation ou des avocats dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’une enquête administrative. Si vous recevez une telle demande, vous devez immédiatement contacter le service juridique pour obtenir de l’aide.

Délit d’initié

Le délit d’initié, ou la négociation de titres de Rimini Street lorsque vous êtes en possession d’informations importantes qui ne sont pas de nature publique au sujet de notre Société, constitue une pratique interdite. Il vous est également interdit de négocier les titres d’une autre société avec laquelle Rimini Street fait des affaires, comme un fournisseur ou un partenaire commercial de Rimini Street, lorsque vous disposez d’informations importantes qui ne sont pas de nature publique au sujet de cette société.

Question-réponse

Je viens de recevoir un avis de conservation pour litige du service juridique. Puis-je simplement conserver les versions imprimées des documents mentionnés dans l’avis ?

Non. Il n’est pas suffisant de conserver une version imprimée des documents, car les versions électroniques fournissent souvent des informations telles que le suivi des modifications et autres métadonnées qui sont susceptibles de ne pas apparaître sur la version imprimée de ces documents. Les messages électroniques et les versions électroniques des documents doivent être conservés s’ils sont pertinents au regard du litige en cours. Suivez les instructions énoncées dans l’avis de conservation pour litige et contactez le service juridique en cas de question.

Qu’est-ce qu’une « information importante de nature non publique » ?

Dans le contexte du délit d’initié, une information est importante si un investisseur raisonnable la considère comme telle lorsqu’il décide d’acquérir, de vendre ou de détenir les titres d’une société. L’information n’est pas de nature publique tant qu’elle n’a pas été largement diffusée et que les marchés des valeurs mobilières n’ont pas eu le temps de l’assimiler

J’ai récemment appris que notre Société annoncera des résultats financiers meilleurs que ceux prévus pour ce trimestre. S’agit-il d’une information privilégiée ?

Oui. Ce type d’informations financières peut avoir des répercussions positives sur le cours des actions d’une entreprise et serait certainement considéré comme une information importante qui n’est pas de nature publique ou une information privilégiée. Si vous achetez des titres de Rimini Street sur la base de ces informations avant qu’elles ne soient rendues publiques, vous commettez un délit d’initié.

Voici quelques exemples d’informations importantes de nature non publique :

  • préavis de changements au niveau de la haute Direction ;
  • fusions, acquisitions ou opérations de financement non annoncées ;
  • litiges en instance ou imminents ;
  • résultats financiers non rendus publics ;
  • mise au point d’un nouveau produit important ;
  • un fractionnement d’actions non annoncé ou autre opération de grande envergure.

Nous devons en outre éviter de négocier des titres de Rimini Street lorsque notre Société a imposé des restrictions au commerce intérieur. Si l’on vous informe que vous êtes soumis à une période de négociation ou à une période de secret particulière, ne négociez pas les titres de Rimini Street tant que la restriction n’est pas levée.

Le « tuyautage » constitue également une violation du Code. On parle de « tuyautage » lorsque vous fournissez des informations importantes de nature non publique sur une entreprise à une personne tierce, qui les utilise ensuite pour négocier des titres. Vous devez également vous abstenir de discuter d’informations importantes de nature non publique avec d’autres employés de Rimini Street, à moins qu’ils ne soient confrontés à la nécessité de savoir pour une question d’ordre professionnel. N’oubliez pas que vous pouvez être tenu pour responsable d’une infraction à la législation sur les délits d’initiés si vous donnez un « tuyau », et ce, même si vous n’avez pas personnellement effectué de transaction sur la base des informations que vous avez fournies.

Les délits d’initiés et le « tuyautage » ne constituent pas seulement des violations du Code, il s’agit de violations graves des lois sur les valeurs mobilières qui exposeront toute personne impliquée à un licenciement immédiat, ainsi qu’à des poursuites civiles et pénales. Pour de plus amples informations sur le délit d’initié, consultez la Politique sur les délits d’initié de Rimini Street, ou contactez le groupe de pratique Éthique et conformité ou le groupe de pratique d’assistance téléphonique dédié à la conformité.

Demandes publiques, des médias et des analystes

Il est important pour nous de nous exprimer au nom de Rimini Street d’une seule voix. Par conséquent, seuls les porte parole désignés de Rimini Street sont autorisés à effectuer des déclarations publiques au nom de notre Société.

Si un analyste en valeurs mobilières vous demande des informations, même de façon informelle, ne répondez pas à la demande à moins d’être certain que vous êtes autorisé à le faire. Orientez plutôt cette personne vers le service des relations avec les investisseurs. Transmettez les demandes des médias et des analystes du secteur au vice-président de la Communication mondiale. Les demandes émanant de toute autre personne, y compris les représentants de gouvernement, peuvent être adressées au service juridique ou au groupe de pratique Éthique et conformité.

Pour de plus amples informations, consultez notre politique sur la communication externe.