Desde sus inicios en 1950 como una modesta fábrica de jabón en Amparo, Brasil, Ypê construyó un legado de calidad y cuidado que ahora afecta a más del 95 % de los hogares brasileños. Hoy, la marca Ypê forma parte de la vida cotidiana de millones de personas y es reconocida por sus detergentes, limpiadores de superficies, suavizantes de telas, lavavajillas y productos de higiene personal.
Su compromiso de ayudar a las familias a vivir mejor, de forma más saludable y feliz, sigue siendo el eje de cada decisión que toma la compañía. «Nuestra gran visión es construir una empresa sin fricciones. Una empresa que brinde una excelente experiencia tanto a nuestros empleados como a nuestros clientes y demás grupos de interés», compartió Geraldo Pereira, CIO de Ypê. «Siempre buscamos formas innovadoras de conectar con nuestros consumidores a través de productos de cuidado personal de alta calidad, y aprovechamos las tecnologías nuevas y emergentes para ofrecer los mejores productos al mejor precio. Y eso implica eliminar los puntos de fricción que pueden afectar tanto el crecimiento de nuestros ingresos como nuestra rentabilidad.»
Eliminación de fricciones en el proceso order-to-cash
Una de las áreas que Ypê identificó como oportunidad de mejora fue el proceso order-to-cash que opera sobre su plataforma SAP. Con más de 22.000 clientes B2B y 400 SKU de productos, el proceso order-to-cash impacta prácticamente todas las áreas del negocio. Dentro de este proceso se encuentra el flujo de Intercambio Electrónico de Datos (EDI), en el que ocasionalmente los pedidos llegan con discrepancias de precios, generando excepciones que requieren procesamiento adicional. El esfuerzo adicional de procesamiento impactaba los costos generales y administrativos (G&A) de la compañía, así como su indicador de entregas On-Time In-Full (OTIF). «OTIF es fundamental para nuestros clientes. «Cuando nuestros productos son solicitados, no hay margen para excepciones en cuanto a entregarlos a tiempo y en la cantidad requerida. Nuestra promesa de marca y nuestra reputación están en juego», explicó Pereira.
Anteriormente, la resolución de estas excepciones requería verificaciones y transferencias manuales entre áreas, y el proceso carecía de visibilidad para los representantes de ventas y los clientes. La organización necesitaba notificaciones más rápidas y datos más confiables para la toma de decisiones.
Gracias a su amplia experiencia en IA, Pereira comprendió el potencial de los flujos de trabajo inteligentes para aumentar la eficiencia, mejorar la visibilidad de los pedidos e impulsar la higiene de los datos, lo que se traduce en un procesamiento más rápido, una mayor productividad y una mejor satisfacción del cliente. Sin embargo, los proyectos de IA suelen requerir inversiones iniciales significativas, largos plazos para generar resultados y un enfoque que abarque múltiples plataformas. SAP ofrecía una solución de IA, pero Pereira necesitaba un enfoque más integral.
«Tenemos cuatro líneas de trabajo relacionadas con la IA. La primera es aumentar las ventas; la segunda, eliminar las fricciones en la experiencia integral de nuestros empleados y clientes; y las otras están enfocadas en ESG y en el control de los costos G&A.» En concreto, Pereira señaló: «La estrategia de SAP no era la adecuada para nosotros porque la IA integrada solo se aplica al ERP, mientras que nuestra visión es llevar la IA a toda la empresa para generar un impacto real.»
Resultados rápidos y tangibles con Rimini Agentic UX™
Ypê, que ya conocía la experiencia de Rimini Street en ERP como cliente de Rimini Support™ para sus sistemas SAP, conoció Rimini Agentic UX™, la capa de interacción inteligente impulsada por IA de Rimini Street que optimiza los procesos ERP para acelerar la ejecución y generar importantes ahorros.
«Rimini Street conoce los ERP y los procesos empresariales basados en ERP mejor que nadie», afirmó Pereira. «Cuando Rimini Street anunció el lanzamiento de su nueva solución Agentic UX™, nos entusiasmó la oportunidad de formar parte del primer grupo de clientes en probarla. Y estamos muy satisfechos de haberlo hecho. Los beneficios han sido extraordinarios.»
El equipo de Rimini Consult™ llevó a cabo sesiones exhaustivas de descubrimiento junto con el equipo de Ypê para diseñar un flujo de trabajo basado en roles para la resolución de excepciones EDI dentro de su proceso order-to-cash, con el objetivo de:
- Sincronizar los pedidos bloqueados desde SAP hacia ServiceNow, haciéndolos visibles de inmediato para los representantes de ventas
- Enviar notificaciones por correo electrónico a los representantes de ventas, permitiéndoles registrar decisiones directamente desde el correo
- Implementar un flujo de trabajo con IA Agéntica para analizar datos históricos y recomendar acciones correctivas, como ajustar precios o cancelar artículos
- Actualizar SAP automáticamente, eliminando la necesidad de intervención manual
Pereira quedó impresionado con los resultados. «Antes de Rimini Agentic UX™, teníamos ocho etapas distribuidas entre atención al cliente, ventas y otras áreas de la empresa. Ahora, son solo dos. Eso representa un ahorro de tiempo significativo», afirmó.
Se espera que el nuevo flujo de trabajo genere resultados significativos:
- 80 % de reducción en el tiempo de gestión de excepciones: La transición de un proceso manual de gestión de excepciones a un flujo de trabajo automatizado y habilitado por IA elimina la necesidad de monitoreo y comunicación manuales.
- 60 % de reducción en el procesamiento de aprobaciones: Al proporcionar a los representantes de ventas datos y recomendaciones para resolver discrepancias de precios sin intervención de especialistas, se acelera el procesamiento de pedidos, se mejora la precisión en la toma de decisiones y se reduce el riesgo de pérdida de ventas.
- 100% de preparación para auditorías: El sistema ahora genera un registro de auditoría de acciones y actualizaciones de estado que proporciona visibilidad en tiempo real del proceso, reemplaza los seguimientos manuales, incrementa la responsabilidad y fortalece el cumplimiento normativo.
Pereira compartió: «En Ypê tenemos varios proyectos de IA en marcha, pero el proyecto Rimini Agentic UX™ ha superado a todos los demás tanto en velocidad como en resultados. Solo tomó un mes desde el inicio hasta la entrega, y nos ayudará a reducir nuestro ciclo de aprobación en un 60% y acelerar el time-to-value. Es una gran victoria para nuestro equipo de TI.»
Construyendo una estrategia de IA para toda la empresa
Al implementar IA en toda la organización, Ypê puede generar valor en todas las áreas del negocio, en lugar de limitarlo a sus aplicaciones ERP.
«SAP solo piensa en el entorno SAP, mientras que Rimini Street piensa en todas las integraciones», afirmó. Pereira. «La IA está democratizando la innovación tecnológica y acelerando todo a un ritmo sin precedentes. El modelo tradicional de ERP ya no se adapta a esa realidad. No obtengo una ventaja competitiva únicamente a partir del ERP, pero cuando combino el ERP con la IA en toda la organización, obtengo una ventaja significativa.»
A medida que continúan monitoreando los indicadores de éxito del proyecto, como OTIF, NPS, tiempos de procesamiento de excepciones y costos G&A, Ypê puede ver de inmediato el impacto del tiempo de procesamiento ahorrado. «El proyecto eliminó una gran cantidad de tareas administrativas y generales (G&A) mediante la automatización. Nuestra intención es reinvertir ese tiempo y esos recursos en otros proyectos estratégicos.»
Grandes resultados sin grandes inversiones
«Este proyecto fue un éxito para nosotros porque fue muy sencillo, muy rápido», dijo Pereira . De hecho, la rapidez con la que se generó valor transformó la manera en que Ypê concibe sus futuras inversiones en IA. «Rimini Street es un verdadero socio estratégico en IA porque trabaja de forma integrada con nuestro CRM, ERP, sistemas de RR. HH. y otras plataformas. Pudimos alcanzar nuestros objetivos de IA muy rápido, y sin altos costos ni interrupciones para el negocio.»
La filosofía de Pereira</g> es centrarse en los resultados, no en los entregables, cuando se trata de iniciativas de IA. Con Rimini Agentic UX™, pudo ofrecer al negocio resultados rápidos y significativos, alineados con su visión de brindar experiencias sin fricciones para empleados, clientes y demás grupos de interés. Su consejo a otros líderes de TI que impulsan iniciativas de IA Agéntica es claro: «Es posible comenzar a implementar IA Agentic ahora mismo – sin grandes migraciones y sin grandes inversiones – con Rimini Street.»
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