여러 가지 얽혀있는 시스템의 복잡성, 전략적 깊이, 선견지명의 필요성으로 인해 엔터프라이즈 소프트웨어의 소싱 및 조달은 종종 3차원 체스 게임에 비유된다. 그렇다면 어떻게 그랜드 마스터가 될 수 있을까?
대부분의 IT 리더는 선정, 계약 체결에 이르기까지 오늘 내리는 엔터프라이즈 소프트웨어 조달 결정이 내일 엄청난 영향을 미칠 것이라는 사실을 알고 있다. 하지만 비즈니스 성공에 있어 기술 소싱의 역할이 그 어느 때보다 중요해졌기 때문에 모든 IT 리더가 조직의 성공을 보장하는 비결을 아는 것은 아니다.
CPO와 엔터프라이즈 소프트웨어 소싱 및 조달 담당자를 위한 주요 팁을 소개한다.
CPO의 과거, 현재, 미래
CPO는 구매 조달 업무뿐만이 아닌, 최신 기술에 대해 잘 알고 있어야 한다. 기술이 빠르게 변화하고 성장하고 있어, 이에 대한 이해가 없으면 위험에 노출될 수 있다. 내부에 기술 담당자가 부족하여 엔터프라이즈 소프트웨어 공급업체의 거래에 이득을 가져다 주는 경우가 발생하면 안 된다. CPO와 경영진은 공급업체가 사용하는 영업 전술에 대해 교육을 받아야 하며, 공급업체에 원하는 바를 먼저 제안할 수 있어야 한다.
IT 조달은 고위험 예술이자 과학
조달 부서는 IT에 대한 이해를 높이고, 구매를 고려하는 단계에서부터 적극적으로 참여해야 한다.
기술 조달이라는 카테고리가 점점 더 커지고 있고, 간접 지출에서 가장 큰 부분이다. 기술이 포함되지 않은 프로젝트는 없다고 해도 과언이 아니다. 기술 소싱 분야의 전문 지식은 매우 중요하다. IT 조달은 가장 복잡한 계약이 많고 고도로 훈련된 영업사원이 판매하므로, 구매자가 제품에 대한 이해도를 높여야 한다.
좋은 것에서 위대한 것으로
훌륭한 CPO로 차별화를 갖기 위해서는 팀원들을 잘 관리해야 한다. 훌륭한 CPO는 부서의 역할과 팀원을 이해하는 리더다. 같은 스타일과 개성을 가진 사람들로 팀을 구성한다고 해서 훌륭한 팀이 되는 것은 아니며, 팀을 성장시키고 성숙시키는 것은 다양한 사고 과정과 질문을 반복하는 것에서 시작된다.
리더는 자신의 리더십 스타일을 정확히 파악하여, 팀원들이 함께 성공할 수 있도록 도와야 한다. CPO가 자신의 통제 범위 내에 있는 모든 것을 이해할 수는 없다. 팀원들을 신뢰해야 하며, 팀원들간의 업무 조율을 담당하여 최적의 성과를 창출할 수 있도록 해야 한다.
조달 변경을 통한 비용 절감 기준 설정하기
분명히 비용 절감은 모든 조달팀에서 측정의 중요한 부분이다. 하지만 “절감”에 대한 명확한 정의가 없기 때문에 일반적으로 많은 문제와 내부 의견 불일치가 발생하고 있다. CPO가 명확한 측정 기준을 정의하고 주기적으로 공유해야 한다. 예를 들어 새로운 재무 책임자가 합류하면, CPO는 기존에 사용 중인 비용 부분에 대한 정의와 기준을 먼저 공유하여, 연도 중간에 이를 변경하는 무리한 과정을 피해야 한다.
계약서 검토를 통해 갱신 시점 확인하기
모든 갱신 프로세스의 첫 번째 단계는 계약서를 검토하는 것이다. 계약서 검토는 계약 갱신의 핵심인 주요 데이터 포인트를 조사하고 검증할 수 있는 유일한 방법이다. 계약서 분석을 통해 기존 계약의 변경이나 해지의 기회가 있을 때 신속하게 조치를 취할 수 있는 중요한 지식을 얻을 수 있다.
갱신 날짜와 함께 계약 변경을 위한 통지 기간을 살펴보는 것이 훨씬 더 중요하다. 통지 기간을 놓치면 공급업체가 정한 기준에 맞춰 인상된 가격에 서비스를 자동 갱신해야 하기 때문에, 해지 및 변경 절차가 매우 복잡해진다.
가장 흔한 실수, IT 조달에 대한 관계자들의 참여와 이해 부족
Judy: 조달에서 흔히 볼 수 있는 가장 일반적인 실수는 무엇이며 이를 방지하는 가장 좋은 방법은 무엇인가요? 소프트웨어 지원은 어떤가요?
첫 번째는 프로젝트의 성공이 어떤 것인지에 대해 이해관계자를 참여시키지 않는 것이다. 너무 많은 구매 담당자들이 계약을 따내고 일을 시작하는데, 이들은 비슷한 거래를 너무 많이 해봤기 때문에 최종 결과가 어떻게 될지 알고 있다고 생각한다. 회사가 이 프로젝트에 필요한 것이 무엇인지 정확히 이해하지 못한 상태에서 거래에서 가치를 창출하려면 프로젝트의 성공이 어떤 모습인지 알아야 한다.
제가 보는 두 번째로 흔한 문제는 커뮤니케이션이 원활하게 이루어지지 않는다는 점이다. 모든 기업에서 가장 큰 문제인 것은 알지만, 구매 담당자는 이해관계자 및 기타 여러 그룹과 연결되는 지점이다. 이해관계자, IT, 재무, 법무, 리스크/컴플라이언스, 온보딩 등의 부서와 훌륭한 커뮤니케이션을 해야 한다.
CPO는 특히 기술 소싱 업무의 경우, 수반되는 복잡성을 이해하지 못하는 경우가 많다. 이는 기술 소싱이 성공을 거두기까지 수년이 걸리고 기술 소싱이 비교적 최근에 도입되었기 때문에 복잡한 계약 및 라이선스 모델이 낯설기 때문이다. 이제 CPO에서 나아가 기술 조달 책임자(TPO), 즉 최고 기술 조달 책임자(CTPO)의 역할도 커질 것으로 예상된다.
IT 로드맵 운영의 주도권 확보해야
이처럼 조달 업무에는 보안 강화, 제한된 예산, 규정 준수, 라이선스, 개인 정보 보호 등의 IT 관리에는 많은 위험이 존재한다. 이의 관리를 위해 전체 시스템을 개선하는 프로젝트를 진행하면, 공급업체가 자사의 기술을 전사에 적용시킨다. 이를 자사 환경에 맞춰 새로운 솔루션을 개발하거나 기능을 추가하려고 한다면 많은 어려움을 겪을 수 있다. 이에 자동 결제되는 비용 처리 방식을 수정하고, 공급업체가 자사 시스템과 장비에 사전 협의 없이 애플리케이션을 설치하는 것을 허용하지 않는 등의 조치를 취해야 한다.
보안 또는 규정 준수 관점에서 검증되지 않은 솔루션을 환경에 도입하는 것은 오늘날과 같은 시대에 엄청난 위험을 초래할 수 있다. 조달 담당자는 자산 관리팀과 협력하여, 사내에 있는 불량 솔루션, 중복된 기능을 제공하는 솔루션 등을 확인해 없애야 한다. 이러한 작업을 지속적으로 진행하면 조달 업무가 단순한 전술적 프로세스가 아닌 비즈니스의 중요한 역량으로 인식될 것으로 확신한다.