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Cortar gastos ou reavaliá-los? Confira cinco perguntas essenciais que todo CIO e CFO devem fazer sobre investimentos em TI

Sebastian Grady
4 min. de leitura

Diante do cenário extremamente desafiador no qual nos encontramos, com orçamentos de TI extremamente enxutos, CIOs e CFOs precisam mais do que nunca ser prudentes ao administrar os recursos da área de tecnologia. Para muitas empresas, essa prudência impacta diretamente a sobrevivência dos negócios e tem total relação com o estágio em que a organização se encontra: sobrevivência, estabilidade e prosperidade.

Por exemplo, para saber o momento de se interromper um investimento em TI, analise se o projeto é apenas um gasto desnecessário, sem retorno claro ao negócio (ROI). Essa dica, no entanto, pode ser considerada um desafio para as organizações, porque a maioria dos projetos de TI não tem um modelo de ROI bem definido. Então, o que se deve fazer é direcionar esforços para a análise do ROI ou para a proposta de valor do projeto, antes de aprová-lo.

Investimento sem estratégia

No segundo trimestre de 2019, uma empresa europeia de gerenciamento de frotas anunciou uma falha na implementação do SAP, declarou prejuízo de 100 milhões de euros e disse que estava cancelando o projeto do SAP S/4HANA. O que deu errado? Assim como muitos incidentes similares a este, a falha de implementação do ERP poderia ter sido evitada.

Havia muitos alertas que a empresa poderia ter detectado. Equipes e consultores poderiam ter visto que seria um projeto complexo, diante do desafio de consolidar 35 sistemas em um só – plano extremamente agressivo de implantação sem a devida compreensão de custo ou risco envolvidos.

Devido aos custos da migração, a empresa que substitui o seu sistema para o SAP S/4HANA geralmente não tem certeza sobre o ROI. O produto ainda se encontra em estágio inicial e requer oferecer um grande benefício corporativo para fisgar os licenciados que operam em plataformas ECC 6 maduras e ricas em recursos. Contabilizando licenciamento e suporte, hardware, implementações e atualizações, estima-se que custaria uma média de US$35 milhões para cada US$1 milhão pago em manutenção anual para migrar para o SAP S/4HANA e operar o sistema durante o  período de 7 anos.

Perguntas-chave a serem feitas

No cenário atual, de crise, uma nova implementação de ERP não é aconselhável. Caso sua empresa tenha essa situação em andamento, certifique-se de que há um ROI claro e bem calculado para justificar a continuidade do investimento; se detectado que não há ROI justificável, o mais aconselhável é cancelar o projeto. Existem cinco questões que devem ser consideradas diante desta iniciativa:

  1. Qual será o impacto organizacional desta implementação?
  2. Quais outras iniciativas estão competindo pelos mesmos recursos, incluindo trabalho, tempo e orçamento?
  3. Existem outras iniciativas mais importantes nesta fase de crise?
  4. Esta iniciativa precisa prosseguir agora?
  5. Esta iniciativa pode ser adiada?

Embora sofram pressões, os CIOs precisam ser ousados ​​e dizer não, caso percebam que o projeto deve ser adiado ou cancelado por não trazer benefícios concretos para a empresa. Se analisarmos bem, os fabricantes tendem a ganhar mais dinheiro quando as empresas migram ou fazem upgrade para um novo sistema, independente se o projeto é bom ou não para o negócio naquele momento. Então, as empresas que irão prosperar nesta crise serão aquelas que analisaram com atenção cada novo projeto a ser iniciado, assim como cada linha do orçamento. Isso pode significar a prosperidade ou o fracasso.

Na maioria dos casos, os líderes de TI devem consultar os usuários sobre o valor final agregado antes de iniciar um projeto. Infelizmente, a realidade é que a maioria dos projetos de TI não segue esse protocolo, resultando muitas vezes em tomadas de decisão erradas desde o início. Geralmente, os usuários e outras áreas interessadas são informadas apenas quando os projetos estão sendo encerrados. Essa falta de comunicação pode ter um impacto enorme, como o desengajamento dos funcionários e o desgaste de grandes talentos.

Como evitar investimentos ineficientes

As empresas devem ter em mente que é preciso garantir que seus contratos com os fabricantes de tecnologia sejam escritos corretamente, com cláusulas de rescisão que possam ajudar a minimizar os danos do investimento. Além disso, os investimentos devem começar menores, para que as companhias obtenham ganhos à medida que expandem o escopo dos projetos. Considere parceiros que são abertos e flexíveis e evite aqueles que querem fazê-lo refém de um contrato.

Provedores de infraestrutura de nuvem pública como AWS, Azure e Google Cloud Platform são ótimos exemplos de modelos flexíveis e de baixo risco que oferecem a capacidade de aumentar ou diminuir o contrato conforme os objetivos do negócio no momento. Com essa abordagem, não é de se admirar que a AWS tenha registrado US$ 13,5 bilhões em lucros operacionais anuais em 2020, ou mais de 63% de todo o lucro operacional da empresa durante o ano. Tendo crescido de forma constante na faixa de 30% nos últimos trimestres, a AWS está na vanguarda de outras plataformas de computação em nuvem.

Em vez de gastar milhões de dólares em um data center ultrapassado, as empresas devem considerar fornecedores e modelos que podem, não apenas fornecer maior economia, serviço e desempenho, mas também aqueles que oferecem uma saída de baixo risco, dependendo das mudanças nas condições de mercado e negócios.

Todos que acreditam que um projeto de TI é importante devem apresentar informações e evidências de que o projeto fará a diferença para o negócio. Pode ser difícil, mas as empresas que resistem às atualizações dos fabricantes de TI e não mudam sem uma estratégia definida (se não estiver alinhado com um ROI claro) estarão entre aquelas que terão melhor chance de sucesso.

Sebastian Grady é Presidente da Rimini Street

 

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