Confira a transcrição integral deste webinar, que apresenta o case da Promon Engenharia na preparação para a Reforma Tributária, abordando desde o planejamento e o engajamento das áreas até as adequações tributárias e tecnológicas necessárias para a transição ao novo modelo tributário.
Eduardo Borba (00:00):
A voz do cliente. Nós, com muito orgulho e com muita gratidão, convidamos a Promon. Vou tentar ser breve na introdução que tenho aqui. O Marco Lamim, a Inês e a Aline… Vocês vão ver que a Promon trouxe tanto a visão de TI quanto a visão do negócio. E qual foi o meu pedido para eles? A Promon é uma empresa de projetos e o nível de maturidade deles é altíssimo. Como estamos falando de um projeto que começou e terá longuíssima duração, com fases de planejamento, pedi que o que encontraram pelo caminho e como mitigaram riscos. Esse foi o meu pedido para compartilhar com a comunidade. Então, muito obrigado. Lamim, a palavra é sua.
Marco Lamin (00:49):
Bom dia, pessoal. Espero que estejam todos bem. Agradeço também ao Borba pela oportunidade e pelo espaço. Então, vocês imaginam: você falou tanta coisa que a responsabilidade ficou grande agora. Falar da Promon como uma empresa que trabalha muito com projetos é bem isso. Vou começar falando um pouco do contexto de negócio da Promon, porque acho que isso também vai explicar um pouco do que trouxemos nos próximos slides e compartilhar um pouco da nossa experiência com vocês. Imaginem uma empresa que trabalha com projetos, que gosta de ter escopo bem definido e preço muito bem mapeado logo no começo do projeto. Então, foi desafiador passar isso internamente e mostrar para o board que tínhamos vários pacotes e entregas previstos durante 2025 e ao longo de 2026. Esse foi o primeiro desafio. Mas, como comentei, trazendo aqui um pouco do pano de fundo…
(01:41):
O Grupo Promon tem mais de 60 anos de história. É um grupo genuinamente brasileiro que possui alguns pilares. O primeiro deles é a Logicalis, que atua fortemente no setor de tecnologia da informação e comunicação. Outro pilar é a Promon Engenharia, uma empresa com mais de 60 anos de atuação no mercado nacional e internacional, nos segmentos de energia, óleo e gás, química e petroquímica, indústria de processo e manufatura. Todas são empresas genuinamente voltadas para serviços. Temos mais de 3.000 projetos executados em mais de 40 países e destaco também a Forzi, uma empresa mais recente do grupo, que complementa a atuação da Promon Engenharia no cenário de operação e manutenção dessas plantas industriais. A Promon costuma atuar desde a fase conceitual dos projetos, desde a avaliação inicial sobre desenvolver ou não um empreendimento industrial até a sua construção. A Forzi vem agregar tecnologia à etapa de manutenção e operação dessas plantas. Dentro desse contexto, vou compartilhar com vocês a visão da área de TI. Mas, antes, vou pedir a ajuda da Aline, uma das responsáveis pela área tributária da empresa e que foi peça fundamental não apenas no planejamento, mas também na execução das atividades relacionadas à Reforma Tributária ao longo de 2025.
Aline Rosa (03:04):
Bom dia, pessoal. Primeiramente, eu agradeço a oportunidade. Me chamo Aline Rosa. Sou do time de tributos da Promon Engenharia. Também estão com a gente a Inês, a Kelly e a Ketly, todas do mesmo time. Vou falar com vocês sobre como foi o projeto da Reforma Tributária aqui na Promon. No primeiro bloco deste slide, falamos sobre capacitação. Desde 2024, acompanhamos todas as atualizações por meio de webinars. Estamos participando até hoje e vamos continuar até 2032, porque isso ajuda bastante a acompanhar estratégias e novidades. No início de 2025, iniciamos um curso de capacitação específico sobre a Reforma Tributária, que também tem ajudado bastante em nossa preparação. Temos um grupo de estudos sobre a Reforma Tributária dentro da empresa, então toda semana realizamos reuniões para discutir o tema. Se não estamos tratando de ajustes nos sistemas, estamos acompanhando novidades relacionadas à Reforma.
(04:03):
Se não é novidade da Reforma, é legislação nova que está surgindo, sem estar diretamente relacionada à Reforma, mas que também traz novas obrigações acessórias. Temos uma consultoria externa, e esse consultor nos possibilitou visualizar os primeiros impactos que teríamos na prática com a Reforma Tributária. Ele realizou um trabalho mostrando, para os anos de 2026 a 2032, quais seriam os impactos relacionados a débitos, créditos, IBS e CBS. Temos também a participação do nosso diretor tributário em um comitê de associação de tecnologia e engenharia, onde ele traz novidades para nós, tanto sobre a Reforma quanto sobre a legislação atual, que também vem sofrendo alterações. Com toda essa base de compreensão e entendimento da Reforma, realizamos, no ano passado, workshops relacionados à Reforma Tributária para mostrar às equipes quais seriam os impactos e o que efetivamente representa a Reforma. Como precisávamos de estratégias específicas para essas áreas, optamos por não realizar um único workshop, mas vários encontros com grupos de no máximo 18 a 20 pessoas. Ao todo, foram realizados 18 workshops, pois sabemos que, em grupos menores, as pessoas ficam mais à vontade para fazer perguntas, compartilhar ideias e apresentar sugestões.
(05:21):
Depois desses workshops, fizemos reuniões de acompanhamento com cada área para entender o que precisaria ser ajustado no jurídico, nos contratos e nas cláusulas contratuais. Com os workshops realizados e essas reuniões em andamento, iniciamos também um processo de comunicação dentro da empresa. Temos um aplicativo de comunicação interna, onde passamos a fazer publicações quinzenais para todos os colaboradores, explicando o que é a Reforma Tributária, o que é o IBS, o que é a CBS e o que é uma apuração assistida, aproximando as pessoas do tema e incentivando seu engajamento. No final do ano passado, encaminhamos um e-mail de orientação aos nossos prestadores de serviço. Explicamos que, em 2026, haverá a alíquota de teste e que eles precisarão incluir essa alíquota de IBS e CBS. Também esclarecemos que essa mudança não impactará o Simples Nacional em 2026, mas passará a valer a partir de 2027. Encaminhamos todos os embasamentos legais para eles e também realizamos reportes periódicos à nossa holding.
(06:24):
À nossa diretoria geral mostramos, em tempo real, o que está acontecendo, quais são os impactos e quais estratégias estamos traçando. Com tudo isso mapeado, chegamos a este último bloco, que aborda os impactos. Mencionamos aqui apenas alguns deles. Temos um planilhão com todos os ajustes a serem feitos, mas estes foram listados como os mais importantes. Em relação aos contratos, incluímos uma cláusula contratual sobre a Reforma Tributária para os nossos clientes, mencionando que os novos tributos deverão ser acrescidos ao preço. Sobre formação de preço e fluxo de caixa, já montamos toda uma base em uma planilha de Excel. Por enquanto, ainda estamos traçando algumas estratégias, mas aguardamos a publicação da alíquota oficial do IBS e da CBS para seguir com as definições. Quanto às apurações e conciliações, também estamos aguardando a regulamentação da Receita e do Comitê Gestor, pois ainda não há definição sobre como funcionará a parte das contas contábeis e do split payment. Fizemos um estudo inicial sobre o tema, que continua em andamento, e também aguardamos novas publicações por parte da Receita. Indo agora para os sistemas de TI, vou passar a palavra para o Lamim falar da parte técnica. Montamos uma planilha com todos os serviços faturados pela Promon Engenharia, relacionando cada serviço ao NBS, ClassTrib e SindOp. Após isso, realizamos as parametrizações dentro da J1B Tax, fizemos testes no ambiente bolha e no QAS, com posterior envio para produção no final do mês passado. Em produção, todas essas ordens de venda precisaram ser refeitas com os novos serviços e os novos cálculos de IBS e CBS. Em linhas gerais, é isso. Agradeço a oportunidade e passo a palavra para o Lamim.
Marco Lamin (08:18):
Legal. Obrigado, Aline. Vamos lá. Neste último slide, vou compartilhar um pouco da nossa experiência, principalmente na área de TI. Começamos o ano exatamente com a preocupação de não deixar o ambiente produtivo ser afetado pelas modificações da Reforma Tributária. A primeira ação foi criar um ambiente bolha, que ficasse isolado, mas ao mesmo tempo integrado por meio de rotas de transporte entre esse ambiente e os ambientes tradicionais de desenvolvimento e produção. Dessa forma, as duas frentes puderam caminhar em paralelo: a operação do dia a dia e a evolução da empresa ao longo do ano, juntamente com as melhorias relacionadas à Reforma Tributária. Com relação a isso, também vimos que era muito importante participar de webinars promovidos por fornecedores, órgãos como o Serpro e até ex-auditores da Receita. Havia muita informação sendo compartilhada desde o começo do ano.
(09:16):
Isso foi importante para pautar a gente não só na delimitação do escopo do que estava sendo implementado ou que seria eventualmente implementado durante o ano, mas também para entender como isso ia mudando ao longo do tempo. Além disso, olhando mais para a parte técnica, toda vez que havia uma publicação nova ou documentos técnicos sendo divulgados pelos órgãos, isso também era uma fonte importante para a gente entender tecnicamente qual era o tamanho do impacto e o que seria exigido não só da Rimini, mas também de outros parceiros, eventualmente. Com isso em mãos, a cada entrega ou cada desenho que a Rimini trazia para a gente e para o mercado com relação aos pacotes, fazíamos uma análise e uma verificação técnica da implementação do conteúdo do pacote, avaliando o quanto havia de aderência e quais seriam os impactos no nosso ambiente. A partir daí, partíamos para os sprints de implementação e testes desse pacote, até termos a certeza de que ele estava 100% implementado e operacional.
(10:13):
Além disso, esses testes estavam sempre alinhados com o nosso time de tributos. A gente estava sempre em alinhamento constante, não só com as leis e normas para entender o que estava mudando, mas também para entender o que a Rimini estava entregando para a gente e verificar se isso estava adequado e caminhando conforme as nossas expectativas ao longo do ano. No primeiro slide, eu tinha comentado que somos uma empresa de serviços. Então, o nosso foco acaba sendo mais a validação e a emissão de notas fiscais de serviço. A gente também realizou, durante este ano, a implementação de um novo emissor de notas fiscais eletrônicas de serviço, que não tínhamos no ano passado. Isso acabou entrando como mais um desafio ao longo do ano para a gente. No final, o que a gente achou interessante fazer foi um go-live orquestrado com todas as áreas impactadas. Conforme a Aline comentou no slide anterior, definimos uma janela de faturamento, com uma pequena parada entre o go-live técnico e o go-live efetivo, quando os usuários foram liberados para voltar a utilizar o sistema e emitir faturamentos. Acho que foi bacana, foi uma política que funcionou bem para que o go-live acontecesse sem muitos percalços. Aqui embaixo, estamos trazendo um pouco da visão de como separamos os escopos de 2025 e 2026, até para ajudar internamente não só a TI, mas também as demais áreas e o board a entenderem os escopos, as áreas afetadas e como começaríamos a segregar os orçamentos. Acho que era isso, Borba. Separamos esse conteúdo dessa forma também por uma questão de tempo, para não estender muito a apresentação. Agradeço novamente e, caso tenham dúvidas, estamos à disposição.
Eduardo Borba (11:51):
Maravilha. Muito obrigado, Lamim e Aline. Como vocês viram, só queria reforçar dois pontos da apresentação da Promon. Vocês viram que a gente tem aqui o engajamento de todas as áreas da empresa. A Aline falou muito sobre workshops internos, buscar informação e traduzir isso para o dia a dia e para os impactos do negócio. Isso é uma constante na realidade da Promon e é algo que a gente vê como uma receita que deu certo e que vai continuar pelos próximos anos. Ainda tem muita coisa para acontecer daqui para frente. E vocês viram que a Promon está organizada em empresas do grupo. Tem lá uma área de TI na Forzi, que é o time que toca os projetos. Eu falei sobre nível de maturidade e, olhando para o que o Lamim apresentou, uma das primeiras coisas que ele comentou foi…
(12:43):
Ele falou meio discretamente, mas eu queria destacar isso. Todo projeto precisa ter um escopo definido. A gente aprende isso desde o básico: projeto é, em grande parte, gerenciar escopo. E aqui temos um escopo mutante no meio do caminho. Esse mutante começa a ter gremlins; você joga água e começa a nascer um monte de bichinhos ali no meio. A Aline comentou muito bem que, junto com a Reforma Tributária, temos outras legislações sendo publicadas e outros regulamentos sendo divulgados em paralelo, que acabam subsidiando ações relacionadas à própria Reforma Tributária. Então existe dinamismo, existe uma volatilidade enorme. E como a gente consegue gerenciar um projeto com tanta volatilidade? É um baita desafio. Por isso eu quis trazer a Promon para compartilhar essa experiência com vocês. Meu muito obrigado à Promon pelo tempo de vocês aqui. E vamos seguir com a apresentação.