SAM PARIS 2019 : COMMENT OPTIMISER SON CONTRAT DE MAINTENANCE LIE A ORACLE OU SAP ?

Le 27 septembre dernier, a eu lieu la cinquième édition du SAM Paris, l'événement de référence du Software Asset Management à Paris. A cette occasion, l'équipe Rimini Street France animait devant une salle comble un atelier sur une thématique majeure : l'optimisation des contrats de support liés aux ERP Oracle ou SAP. Car les éditeurs de logiciels ont réussi à installer l'idée selon laquelle la maintenance est une obligation indissociable de l'achat et de l'utilisation du logiciel. 

Voici quelques éléments de réponse pour démystifier les obligations contractuelles du contrat de maintenance, lorsque vous déciderez de confier votre support à un prestataire de support tiers comme Rimini Street.

1. QUEL PRÉAVIS POUR RÉSILIER LE CONTRAT DE MAINTENANCE ?

Votre contrat fait foi pour déterminer quels sont les délais et la forme retenue pour le non-renouvellement. SAP privilégie ainsi et généralement une résiliation calendaire au 31 décembre après une année civile minimale d'engagement, et ce moyennant une dénonciation du contrat au 30/09/2019 (soit 3 mois avant la date de renouvellement - cette dénonciation pouvant être faite à titre conservatoire). Oracle pratique des délais variables. Certains de ces délais sont présentés dans les conditions générales disponibles en ligne, dont votre juriste pourra confirmer l'applicabilité dans le cadre de votre contrat. 

2. LE DROIT D'USAGE DU LOGICIEL EST-IL CONSERVÉ ? EST-IL EGALEMENT POSSIBLE DE CONTINUER À ACHETER DES LICENCES COMPLÉMENTAIRES ?

Le droit d'usage acquis avec le paiement de la licence perpétuelle ne devrait pas être remis en cause par le non-renouvellement du contrat de support. Pour SAP, les retours d'expérience des clients montrent que le client conserve aussi la possibilité de racheter des licences, si ce type de licences est présent dans le contrat initial.

3. TOUT OU RIEN, MATCHING SERVICE LEVELS, QUE RECOUVRENT CES NOTIONS ? 

Plusieurs règles viennent rigidifier le contrat qui lie les entreprises aux deux éditeurs. La première d'entre elles revient à une logique de tout ou rien, où tout logiciel d'une même catégorie de produits doit être couvert par un contrat de support. Il faut donc savoir quelles entités disposent de contrats distincts, et si certaines solutions disposent de contrats spécifiques.
S'agissant d’Oracle, les “matching services levels” sont une subtilité qui demande une analyse juridique approfondie. Pour ce faire, il faut notamment se référer au document “Oracle Software Technical Support Policies », disponible en ligne, dont les principales mentions sur ce sujet extraites le 13 septembre 2019 sont les suivantes :

    • “When acquiring technical support, all licenses in any given license set must be supported under the same technical support service level (e.g., Software Update License & Support, Oracle Communications Network Premier Support or unsupported). “
    • “If you add Extended Support, you still must maintain Software Update License & Support for the entire license set; subject to availability, you must acquire Extended Support for all licenses of a particular version release of a program if you acquire Extended Support for any license in such version release.”
    • “You may not support a subset of licenses within a license set; the license set must be reduced by terminating any unsupported licenses. You will be required to document license terminations via a termination letter.”

4. Peut-on être amené à payer des arriérés de maintenance ? Le risque d’audits peut-il s’accroitre dans la perspective d’une résiliation ?

Même si ces croyances perdurent, nous n'avons pas connaissance de ce type de pratiques, dont la validité juridique reste dans tous les cas à confirmer. Il est nécessaire de dépasser les dires commerciaux pour aborder les réalités contractuelles, notamment en demandant une confirmation écrite des juristes de l'éditeur sur les points bloquants.

DSI et juristes seront donc les meilleurs alliés pour équilibrer les contrats avec les grands éditeurs de logiciels, dès les premières phases de négociation commerciale et jusqu'à la résiliation des contrats. Même si les règles paraissent définies unilatéralement par l'éditeur, la force de la négociation commerciale, renforcée par une analyse juridique approfondie permettront à chaque DSI de conserver la main sur sa stratégie IT et de développer son agilité à changer.